Category : Sygnanet

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet – jak to zrobić?

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet – jak to zrobić?

Bardzo ważnym elementem procedowania zgłoszeń o nieprawidłowościach jest kontakt z sygnalistą. Nie tylko dlatego, aby uzyskać możliwie jak najwięcej informacji, które pomogą pracodawcy rozwiązać problem. Także po to, aby procedować je zgodnie z prawem.

Zarówno dyrektywa europejska o ochronie sygnalistów, jak i polski ustawodawca (projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa) wskazują, że w ciągu 7 dni od momentu otrzymania zgłoszenia należy poinformować sygnalistę o jego przyjęciu.

Sygnanet realizuje ten wymóg na kliku poziomach.

Potwierdzenie nadania Sygnanet

W momencie wysłania zgłoszenia przez sygnalistę tworzony jest identyfikator i hasło. Dzięki nim zgłaszający może komunikować się z pracodawcą (także anonimowo). Tworzone jest także potwierdzenie nadania zgłoszenia do pobrania w PDF, będące dowodem od firmy dla sygnalisty, że zgłoszenie zostało wysłane.

Potwierdzenie nadania Sygnanet

Korespondowanie ze zgłaszającym w Sygnanet

Bez względu na to, z jakiego formularza korzysta firma (anonimowy, opcjonalny, obowiązkowy), pracodawca może korespondować ze zgłaszającym w poufny sposób (także wymieniać się załącznikami).

Po wpłynięciu do systemu zgłoszenia (odbiorca zostanie o tym poinformowany mailowo, nie trzeba cały czas sprawdzać Sygnanet), można napisać własne potwierdzenie lub skorzystać z proponowanego przez nas wzorca odpowiedzi.

Korespondowanie ze zgłaszającym w Sygnanet

Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately >>> SPRAWDŹ TUTAJ

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

Potwierdzenie odbioru zgłoszenia może również zostać wysłane przez Sygnanet automatycznie po pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia. Oznacza to, że system wyśle wiadomość sam, gdy tylko odbierzemy (odszyfrujemy) zgłoszenie od sygnalisty.

Jak ustawić automatyczne potwierdzenie odbioru?

Krok #1

Wybierz wzorzec odpowiedzi. Możesz skorzystać z naszego wzorca lub stworzyć własny. W tym celu:

a) nasz wzorzec – otwórz dowolne zgłoszenie. Przejdź do okna korespondencji, kliknij wzorzec którym chcesz się posłużyć i wybierz „ustaw jako wiadomość automatyczną przy pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia”. Wzorzec zostanie oznaczony czarnym okienkiem korespondencji.  

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

b) Twój wzorzec –  otwórz dowolne zgłoszenie. Przejdź do okna korespondencji, wpisz treść wiadomości i kliknij „zapisz jako wzorzec”. Ustal tekst na przycisku. Zapisz. Następnie kliknij w przygotowany wzorzec i wybierz „ustaw jako wiadomość automatyczną przy pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia”. Wzorzec zostanie oznaczony czarnym okienkiem korespondencji.  

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

Krok #2

Gdy już ustalisz treść wiadomości, przejdź do zarządzania kontem i zaznacz „Automatyczne wysyłanie domyślnej widomości przy pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia”. Od tego momentu za każdym razem, gdy otrzymasz zgłoszenie i je odszyfrujesz (otworzysz), system automatycznie wyśle wybraną przez Ciebie treść potwierdzenia przyjęcia.

Zauważ, że są to ustawienia tylko na poziomie Twojego konta.

Oznacza to, że dotyczą tylko Ciebie. Inni użytkownicy korzystający z Sygnanet sami decydują, czy chcą wysyłać taką wiadomość automatycznie i jaka będzie jej treść. Jeśli inny użytkownik (który nie ustawił automatycznego wysłania potwierdzenia) jako pierwszy odszyfruje zgłoszenie, wiadomość nie zostanie wysłana.  

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately >>> SPRAWDŹ TUTAJ

Category : Sygnanet

Formularz Sygnanet – dokładnie taki, jaki potrzebujesz!

Formularz Sygnanet – dokładnie taki, jaki potrzebujesz!

Kiedy tworzyliśmy Sygnanet przyświecała nam idea powołania narzędzia, które będzie w pełni poufne i anonimowe. Konsekwentnie dążyliśmy do tego, aby każdy pracodawca, który postanowi skorzystać z naszego rozwiązania miał pewność, że my – jako pośrednik dostarczający system – nie mamy dostępu do treści i załączników przekazywanych przez sygnalistów.   

Tak też się stało. Sygnanet korzysta z najbezpieczniejszej metody szyfrowania zgłoszeń i załączników Client-Side Encryption. Szyfrowanie jest realizowane kryptograficznie przed wysłaniem na serwer wszystkich danych oraz załączników w przeglądarce sygnalisty kluczami generowanymi przez aplikację metodą end-to-end. Zatem na serwer nie trafia zgłoszenie w jawnej formie, lecz już w zaszyfrowanej.

Również kontakt sygnalisty z serwerem Sygnanet może być anonimowy. Od początku projektowania serwera była i jest to nasza największa troska. Sygnalista ma pozostać nieznany w szczególności dla odbiorcy zgłoszenia jak i każdej innej osoby, ale także dla serwera i osób jego obsługi jak i w samej sieci Internet. W tym celu używamy m.in. serwera proxy anonimizującego kontakty z serwisem Sygnanet czy podmieniamy numeru IP urządzenia sygnalisty.

Jesteśmy entuzjastami zgłoszeń anonimowych i na takie rozwiązanie decyduje się większość z naszych klientów. Jednak z różnych przyczyn niektórzy z Państwa chcą, aby zgłaszający pozostawił swoje dane. Dlatego nasz formularz zgłoszeniowy jest w pełni edytowalny.

Trzy rodzaje formularza Sygnanet – anonimowy, opcjonalny, obowiązkowy

Formularz Sygnanet może być nie tylko anonimowy. Jeśli chcesz edytować formularz, przejdź do zakładki „Ustawienia”.

Formularz opcjonalny Sygnanet – zgłaszający sam decyduje, czy chce wypełnić pola formularza. Jeśli chcesz ustawić taki formularz, zaznacz „Pokaż sekcję na formularzu zgłoszeniowym” i kliknij „Zapisz”.

Formularz opcjonalny

Formularz obowiązkowy Sygnanet – zgłaszający musi wypełnić wskazane pola formularza. Jeśli chcesz ustawić taki formularz, zaznacz „Pokaż sekcję na formularzu zgłoszeniowym” i „Sekcja jest wymagana do złożenia zgłoszenia”. Kliknij „Zapisz”.

Formularz obowiązkowy

Dodawanie innych pól formularza – dodaj dowolne pola formularza Sygnanet korzystając z czterech opcji: pole, checkbox, tekst, link. Zapytaj zgłaszającego o wszystkie ważne dla Ciebie kwestie, nie tylko o jego dane. Możesz np. stworzyć formularz dotyczący samego przebiegu zdarzenia. Podczas dodawania pól zdecyduj, czy sygnalista musi je wypełnić, aby wysłać zgłoszenie. Ułóż pola w odpowiedniej kolejności korzystając z metody drag and drop (przeciągnij i upuść).

Dodawanie innych pól formularza
Dodawanie innych pól formularza

Zmiana języka formularza Sygnanet – formularz zgłoszeniowy jest dostępny aż w 12 wersjach językowych: polskiej, angielskiej, niemieckiej, francuskiej, czeskiej, hiszpańskiej, węgierskiej, włoskiej, niderlandzkiej, rumuńskiej, rosyjskiej oraz ukraińskiej. Jeśli decydujesz się na inny formularz niż anonimowy, dostosuj język w panelu odbiorcy.

Krok #1

Wejdź w zarządzenie kontem i wybierz właściwy język.

Krok #2

Przejdź do zakładki ustawienia, aby dostosować formularz.

Zmiana języka formularza
Zmiana języka formularza

Category : Sygnanet

Sygnanet – rozliczalny system whistleblowing na wypadek kontroli z zewnątrz

Sygnanet – rozliczalny system whistleblowing na wypadek kontroli z zewnątrz

Sygnanet to nie tylko szyfrowany end-2-end system whistleblowing, który pomoże pracodawcom – zgodnie z dyrektywą o sygnalistach i projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa – zachować pełną poufność zgłoszeń o nieprawidłowościach. To także narzędzie, które zapewnia pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i co robi w systemie.

Dzięki temu Sygnanet jest w pełni rozliczalny dla pracodawcy, także na wypadek kontroli z zewnątrz.

Rozliczalność zgłoszenia – historia wykonanych akcji

Kliknij w przycisk, aby sprawdzić historię danego zgłoszenia. Dokładnie widzisz kto, kiedy i co zrobił w tym zgłoszeniu.

Rozliczalność zgłoszenia – historia wykonanych akcji

Rozliczalność zgłoszenia – potwierdzenie odczytania zgłoszenia przez zgłaszającego

Korespondując ze zgłaszającym masz nie tylko potwierdzenie wysłania do niego wiadomości, ale także jej odbioru (odszyfrowania przez sygnalistę). W tym celu sprawdź checkbox. To bardzo ważna kwestia, szczególnie chroniąca pracodawcę na wypadek postępowania sądowego na wniosek zgłaszającego. Te informacje zapisują się także w historii.

Rozliczalność zgłoszenia – potwierdzenie odczytania zgłoszenia przez zgłaszającego

Rozliczalność użytkowników – historia akcji i czynności wykonanych na użytkowniku

Użytkownicy, którzy mają dostęp do zakładki „użytkownicy”, mogą sprawdzić zarówno historię wykonanych przez każdego użytkownika akcji, jak i czynności, które zostały wykonane na nim (np. udostępnienie mu zgłoszenia czy zmianę jego uprawnień).

Rozliczalność użytkowników – historia akcji i czynności wykonanych na użytkowniku

Rozliczalność konta – moja historia

Każdy użytkownik może sprawdzić historię własnego konta. Wystarczy przejść do zakładki „zarządzanie kontem” i kliknąć wskazaną ikonę.  

Rozliczalność konta – moja historia

Category : Sygnanet

Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately

Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately

W Sygnanet możesz korespondować z sygnalistą w poufny sposób niezależnie od tego, czy informację o zgłoszeniu wysłał do firmy anonimowo czy jawnie (bez względu na formę, po wysłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje identyfikator i hasło do skrzynki odbiorczej sygnalisty, dzięki której może wymieniać poufne wiadomości z firmą).

  • Możesz wysłać do sygnalisty dowolną poufną wiadomość (także z załącznikiem – dowolny format).
  • Możesz korzystać z naszych wzorców odpowiedzi: podziękowania za zgłoszenie; informacji, że przesłane zgłoszenie zostało sklasyfikowane jako SPAM; widomości o zakończeniu procedowania zgłoszenia, którą należy uzupełnić o informację zwrotną wg ustaleń firmowych.
  • Możesz także dodać dowolny, własny wzorzec. W tym celu: wpisz treść wiadomości, kliknij „zapisz jako wzorzec”, wybierz kolor przycisku i określ jego nazwę.
Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately

Category : Sygnanet

Testuj Sygnanet 14 dni za darmo!

Testuj Sygnanet 14 dni za darmo!

Wypróbuj Sygnanet – szyfrowany system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów – za darmo przez 14 dni już teraz!

Zarejestrowało się już ponad 400 firm!

Prosta rejestracja w Sygnanet w 3 krokach:

Wejdź na stronę Sygnanet.pl i kliknij rejestracja.

#1 Wpisz swój adres e-mail – otrzymasz link aktywacyjny. Kliknij w niego.

#2 Uzupełnij swoje dane i ustal hasło do logowania (tym hasłem będziesz odszyfrowywał(a) zgłoszenia od sygnalistów).

#3 Uzupełnij dane firmy.

Dlaczego warto?

  • Sygnanet jest zgodny z dyrektywą UE o ochronie sygnalistów i polskim projektem ustawy
  • Sygnanet jest super prosty w użyciu – korzystaj od ręki!
  • Sygnanet zachowuje najwyższe standardy bezpieczeństwa

Wolisz abyśmy pokazali Ci jak działa Sygnanet?

Category : Sygnanet

MS-IT Systemy Informatyczne – witamy w gronie partnerów!

MS-IT Systemy Informatyczne – witamy w gronie partnerów!

MS-IT Systemy Informatyczne działa na polskim rynku od 2015 roku. Zespół posiada ponad 14-letnie doświadczenie w branży IT. Firma zajmujemy się projektowaniem systemów informatycznych w oparciu o dostępne rozwiązania, ich wdrażaniem, świadczeniem posprzedażowej pomocy technicznej oraz prowadzeniem szkoleń dla administratorów sieci.

Oferta MS-IT Systemy Informatyczne jest bardzo szeroka, obejmuje m.in.:

  • markowe stacje robocze, laptopy i serwery,
  • systemy UTM, antywirus, narzędzia szyfrujące,
  • storage w postaci macierzy i bibliotek taśmowych,
  • oprogramowanie do wirtualizacji,
  • oprogramowanie i rozwiązania do backupu i odzyskiwania,
  • oprogramowanie do monitoring stacji roboczych i nadzoru nad infrastrukturą IT,
  • okablowanie strukturalne,
  • tworzenie polityk bezpieczeństwa,
  • systemy kolejkowe.

Witamy w gronie naszych partnerów!

Category : Sygnanet

Witamy Everest w gronie naszych partnerów!

Witamy Everest w gronie naszych partnerów!

Do grona naszych partnerów dołączyła firma Everest, przedsiębiorstwo informatyczne, które działa na polskim rynku już o 25 lat!

Everest łączy wieloletnie doświadczenie z najnowocześniejszymi technologiami, udostępniając narzędzia automatyzujące i ułatwiające codzienną pracę w takich sektorach, jak administracja samorządowa i jednostki budżetowe oraz średnie i małe przedsiębiorstwa.

Firma oferuje pełen zakres usług informatycznych. Dostarcza nowoczesne rozwiązania własne oraz czołowych polskich i zagranicznych firm informatycznych, w tym także Sygnanet.

Do podstawowych obszarów działalności Everest należą:

  • wdrażanie oprogramowania,
  • integracja rozwiązań,
  • dostawy infrastruktury informatycznej,
  • wirtualizacja serwerów i desktopów,
  • outsourcing IT,
  • doradztwo informatyczne.

Category : Sygnanet

Logowanie dwuetapowe – nowość w Sygnanet!

Logowanie dwuetapowe – nowość w Sygnanet!

Klienci Sygnanet mogą zadecydować, czy logowanie do Panelu ma podlegać jedno czy dwuetapowej weryfikacji.

Zmiany można dokonać w zakładce ustawienia (mogą to zrobić Główny Odbiorca Zgorszeń lub/i Administrator) dla wszystkich użytkowników panelu. 

Logowanie dwuetapowe

Przy włączonym logowaniu dwuetapowym użytkownik w trakcie logowania do Panelu Odbiorcy będzie miał wyświetlony dodatkowy ekran z polem do wprowadzenia kodu otrzymanego mailem.

Logowanie dwuetapowe

Kod jest wysłany w trakcie logowania na adres użytkownika. Tylko ostatni wygenerowany kod jest prawidłowy.

Logowanie dwuetapowe

Category : Sygnanet

Jak działa Sygnanet? Obejrzyj krótkie wideo!

Jak działa Sygnanet? Obejrzyj krótkie wideo!

Sygnanet to szyfrowany system, dzięki któremu w bezpieczny dla Twojej firmy sposób możesz przyjmować zgłoszenia o nieprawidłowościach i rozpatrywać je.

Panel odbiorcy jest prosty w obsłudze i daje wiele możliwości. Zobacz jak działa:

Wystarczy zalogować się do systemu, aby uzyskać dostęp do panelu odbiorcy zgłoszeń. Z poziomu panelu możesz zarządzać zgłoszeniami, użytkownikami, a także tworzyć potrzebne raporty.

W zakładce ustawienia dopasujesz formularz zgłoszeniowy dla pracowników według swoich potrzeb.

Pracownicy mogą wysłać informacje całkowicie anonimowo, możesz także poprosić o wypełnienie wskazanych danych pracownikalub pozwolić mu zadecydować, czy chce dokonać zgłoszenia anonimowego albo pozostawić swoje dane.

Dostosuj formularz do swoich potrzeb, dzięki rozbudowanemu modułowi, który pozwala na dodawanie nowych pól z danymi, tekstu, linków i checkboxów. Niezależnie od wyboru formularza, będziesz mógł korespondować ze zgłaszającym dzięki indywidualnej skrzynce nadawcy, która zostanie utworzona na potrzeby każdego zgłoszenia.

Każde zgłoszenie jest zaszyfrowane. Aby uzyskać do niego dostęp, wpisz swoje hasło.

Na poziomie zgłoszenia możesz zdecydować, kto z Twoich współpracowników będzie miał do niego dostęp, zmieniać etykiety, oznaczać zgłoszenie jako ważne lub spam, a kiedy zakończysz jego procedowanie stworzyć protokół końcowy i dodać je do archiwum. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, wszystkie pliki zgłoszenia możesz pobrać na swoje urządzenie. System zapisuje wszystkie akcje, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad zgłoszeniem i jesteś przygotowany na każdą kontrolę z zewnątrz. Pamiętaj, że cały czas możesz korespondować ze zgłaszającym i wysyłać do niego niezbędne załączniki.

System pozwala na tworzenie dowolnych raportów w zależności od wskazanych kryteriów.

Z poziomu panelu odbiorcy możesz także zarządzać użytkownikami, dzięki czemu zyskujesz pełną kontrolę dostępu do zgłoszeń.

Wybierz Sygnanet – szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach.

Category : Sygnalista

LexDigital partnerem Sygnanet!

LexDigital partnerem Sygnanet!

Witamy w gronie naszych partnerów LexDigital.

LexDigital świadczy usługi związane z dostosowaniem wewnętrznych procesów organizacji do wymogów RODO. Na swoim koncie ma kilkadziesiąt wdrożeń w przedsiębiorstwach z różnych sektorów rynku. LexDigital może pochwalić się interdyscyplinarnym zespołem specjalistów, którzy tworzą indywidualne rozwiązania skrojone na miarę potrzeb klienta.

Zespół tworzą m.in. dr hab.   Michał Jackowski (adwokat i doradca podatkowy), Mariola Więckowska (ekspertka z zakresu ochrony danych osobowych i nowych technologii) czy dr nauk prawnych Maciej Kawecki (dyrektor departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji).


Oferta na “Wdrożenie procesu ochrony sygnalistów” zawiera:

Etap 1 – Wdrożenie w praktyce

  • Przygotowanie indywidualnej procedury zgodnej z Dyrektywą oraz przepisami krajowymi
  • Implementacja procedury w organizacji z uwzględnieniem struktury firmy, obowiązujących procedur, regulaminów, norm – pełne wdrożenie w oparciu wypracowane dobre praktyki
  • Wsparcie przy stworzeniu bezpiecznego kanału informowania naruszeniach, uwzględniającego anonimowość wszystkich osób wymienionych w zgłoszeniu oraz zapewniającego skuteczną ścieżkę działań po stronie organizacji
  • Pomoc w stworzeniu struktury osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających
  • Prowadzenie dokumentacji związanej z procesem i jego rozliczalności m.in.: rejestr zgłoszeń, zasady postępowania pracowników
  • Przeprowadzenie szkoleń, które pozwolą na zapoznanie pracowników z procedurami dokonywania zgłoszeń – przygotowanie materiałów e-learningowych i testu wiedzy

Etap 2 – Ochrona prywatności osób zaangażowanych w proces zgłaszania naruszeń

  • Ustalenie celu przetwarzania danych – uzupełnienie procesu w Rejestrze Czynności Przetwarzania
  • Ustalenie odpowiedniego zakresu danych w zgłoszeniu – spełnienie zasady minimalizacji danych
  • Określenie czasu przetwarzania zgłoszeń – ustalenie zasad retencji
  • Przeprowadzenie oceny ryzyka związanego z bezpieczeństwem informacji i prywatnością osób (DPIA)
  • Zagwarantowanie poufności danych osób zaangażowanych i informacji będących tajemnicą organizacji – dobór odpowiednich środków bezpieczeństwa
  • Poinformowanie każdej kategorii osób o przetwarzaniu jej danych osobowych – przygotowanie odpowiednich klauzul informacyjnych
  • Przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla pracowników
  • Szkolenie pracowników z zakresie bezpieczeństwa procesu zgłaszania naruszeń – przygotowanie materiałów e-learningowych i testu wiedzy

LexDigital Sp. z o.o.
ul. Grodziska 8
60-363 Poznań

lexdigital.pl
biuro@lexdigital.pl

Category : Sygnalista

Wieczorek Kancelaria Radcowska – witamy w gronie naszych partnerów!

Wieczorek Kancelaria Radcowska – witamy w gronie naszych partnerów!

Kancelaria Wieczorek specjalizuje się w prawie pracy i HR, compliance oraz ochronie danych osobowych. Bierze udział w wewnętrznych komisjach wyjaśniających w polskich i globalnych organizacjach badających występowanie nieprawidłowości. Ma bogate doświadczenie w obszarze prowadzenia szkoleń, w tym w zakresie etyki w biznesie oraz przygotowania członków wewnętrznych komisji wyjaśniających w sprawach mobbingu, dyskryminacji i innych naruszeń prawa.

Opracowuje mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów, polityki przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji oraz kodeksy etyczne. Doradza zarządom, działom HR i compliance w zakresie budowania skutecznych mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości, przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym, mobbingowi i dyskryminacji, zarządzania różnorodnością oraz ochrony prywatności i innych dóbr osobistych w zatrudnieniu. Reprezentuje pracodawców i pracowników w postępowaniach sądowych.

Prowadzi serwis poświęcony ochronie sygnalistów whistleblowing.com.pl.

Radca prawny Monika Wieczorek jest współautorką i współredaktorka licznych publikacji, m.in. „Prawo antydyskryminacyjne w praktyce polskich sądów powszechnych” (Warszawa, 2013 r.), „Dokumentacja RODO w placówkach medycznych” (C.H.Beck, 2019), „Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w zatrudnieniu” (Bernardinum, 2019) oraz „Monitoring w placówkach medycznych z uwzględnieniem wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych” (C.H. Beck, 2020) oraz „Ochrona sygnalistów. Praktyczny poradnik z wzorami dla sektora publicznego i prywatnego” (C.H. Beck, 2021).

  1. Zakres usług w zakresie whistleblowing:

ZBUDOWANIE SYSTEMU WHISTLEBLOWING

– przygotowanie procedur, polityk, strategii, kodeksów etycznych i kodeksów postępowania w zakresie zgłaszania nieprawidłowości,

– prowadzenie audytów istniejących mechanizmów, badanie stanu organizacji pod kątem wdrożenia skutecznych mechanizmów whistleblowing.

ROZPOZNAWANIE ZGŁOSZEŃ I DORADZTWO PRAWNE

– przyjmowanie i rozpoznawanie zgłoszeń nieprawidłowości,

– koordynacja i podejmowanie w imieniu Klienta działań następczych,

– doradztwo prawne w zakresie stosowanych procedur i toczących się wewnętrznych postępowań wyjaśniających,

– doradztwo prawne w zakresie skutków dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego,

– doradztwo prawne w zakresie zakazu działań odwetowych oraz poufności w związku z wewnętrznymi postępowaniami wyjaśniającymi,

– przygotowanie rekomendacji działań naprawczych.

INTEGRACJA Z INNYMI PROCEDURAMI

– pomoc w dostosowaniu systemu whistleblowing do wymogów prawnych oraz istniejących w organizacji procesów,

– integracja mechanizmów whistleblowing z istniejącymi procedurami (np. dotyczącymi przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, AML).

OUTSOURCING WHISTLEBLOWING OFFICER

– zapewnienie wsparcia merytorycznego dla osób odpowiedzialnych za obszar compliance i system whistleblowing oraz obsługa tych procesów w charakterze zewnętrznego eksperta.

WSPARCIE KOMUNIKACJI

– projektowanie treści komunikatów dotyczących wdrożenia systemu whistleblowing, w tym broszur lub ulotek informacyjnych,

– doradztwo działom odpowiedzialnym za komunikację w zakresie informowania o wdrożeniu systemu whistleblowing.

SZKOLENIA

– wspieranie organizacji we wdrażaniu systemu whistleblowing poprzez prowadzenie szkoleń (stacjonarnie i online) kierowanych do całych organizacji, menadżerów, zarządów oraz wewnętrznych komisji etycznych i komisji rozpoznających zgłoszenia nieprawidłowości.

Więcej na: whistleblowing.com.pl

  • Zakres terytorialny usług: Polska

Jeśli jesteście Państwo zainteresowani współpracą z kancelarią, zapraszamy do kontantu:

Monika Wieczorek

T: 669 150 485

E: monika.wieczorek@wieczorek.legal, office@wieczorek.legal

Adres kancelarii: ul. Puławska 2 bud. B, 02-566 Warszawa

Category : Sygnalista

Sygnalista w urzędzie. Nowe obowiązki dla podmiotów publicznych

Sygnalista w urzędzie. Nowe obowiązki dla podmiotów publicznych

Sygnalista w urzędzie? Nowe regulacje prawne, wynikające z Dyrektywy o ochronie sygnalistów UE i polskiego ustawodawstwa (Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa) wprowadzają obowiązkowe zmiany dla podmiotów publicznych zatrudniających więcej niż 50 pracowników.

Zamiany wejdą w życie z dniem 17 grudnia 2021 r. Od tego dnia, każda osoba, która zgłosi naruszenie prawa w miejscu, z którym jest, była lub będzie (znajduje się w procesie rekrutacyjnym) połączona stosunkiem pracy, jest chroniona przed działaniami odwetowymi.

Z tego artykułu dowiecie się Państwo:

Możemy pomóc Ci wdrożyć szyfrowany i prosty w obsłudze kanał do sygnalizowania nieprawidłowości w Twoim podmiocie, dzięki któremu spełnisz wymagania prawne. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1 lub napisz do nas na kontakt@sygnanet.pl

Sygnalista w urzędzie: jakie nowe obowiązki nakłada dyrektywa o ochronie sygnalistów UE i polski ustawodawca na podmioty publiczne

Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE i polski ustawodawca zobowiązują podmioty publiczne do:

#1 Ustanowienia kanału wewnętrznego do zgłaszania naruszeń.

#2 Ustanowienia procedur przyjmowania zgłoszeń i działań następczych.

#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze + o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń:

  • musi zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
  • musi zapewniać dwustronną komunikację (do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych).

Ponadto organizacja zobowiązana jest do wyznaczenia bezstronnej osoby/wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i zaradzeniu tym zarzutom (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury).

Podmiot publiczny musi także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Należy również poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach oraz zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Sygnalista w urzędzie: kto i kiedy zobowiązany jest wdrożyć odpowiednie procedury i kanał do zgłaszania naruszeń prawa

Do przestrzegania postanowień ustawy i dyrektywy są zobowiązane wszystkie podmioty publiczne zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Muszą one wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r.

Do przestrzegania postanowień ustawy i dyrektywy są zobowiązane także wszystkie podmioty prywatne (organizacje prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników i sektor finansowy niezależnie od wielkości muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r., natomiast organizacje prywatne zatrudniające od 50 do 250 pracowników otrzymały dodatkowe dwa lata na implementację przepisów i muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2023 r.).

Jak sygnalista może zgłosić naruszenie: kanał wewnętrzny, kanał zewnętrzny, ujawnienie publiczne

Pamiętajmy, że od 17 grudnia 2021 r. chroniona jest każda osoba zgłaszająca naruszenie prawa, niezależnie od wielkości podmiotu, w którym jest zatrudniona.

Jeśli nowe prawo nie zobowiązuje Państwa do ustanowienia procedur na wypadek zgłoszenia naruszenia oraz kanału wewnętrznego, i z tego powodu nie zdecydują się Państwo na wdrożenie takiego kanału, osoba z Państwa firmy, która uzyskała informacje na temat naruszenia prawa może dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.  

Polski ustawodawca wyznaczył do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych organ centralny, którym jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Dokona on wstępnej weryfikacji zgłoszenia i przekaże organom właściwym do podjęcia działań następczych.

Jeśli zgłoszenie zewnętrzne okaże się nieskuteczne, pracownik może dokonać ujawnienia publicznego. Ujawnienie publiczne polega na podaniu informacji o nieprawidłowościach do wiadomości publicznej czyli np. prasy albo telewizji. Sygnalista może ujawnić naruszenie prawa publicznie jeśli:

  • dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie 3 miesięcy od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie zostały podęte odpowiednie działania następcze lub nie otrzymał informacji zwrotnej,
  • dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie 3 miesięcy od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie zostały podęte odpowiednie działania następcze lub nie otrzymał informacji zwrotnej

Wymogi te nie mają zastosowania, gdy pracownik ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego.

Kanał wewnętrzny może ochronić Urząd przed konsekwencjami zgłoszeń zewnętrznych i ryzykiem ujawnienia publicznego

Jak definiowane jest działanie odwetowe

Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu.

W ustawie znajdziecie Państwo cały katalog zachowań, które są mogą zostać uznane za niekorzystne traktowanie, m.in.: wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków, zastosowanie środka dyscyplinarnego, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia zatrudnienia w przyszłości czy groźbę.

Sygnalista w urzędzie: kogo chroni nowe prawo

Nowe prawo szeroko definiuje sygnalistę i wskazuje, że może nim zostać nie tylko pracownik. Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może zostać:

  • pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
  • osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • przedsiębiorca,
  • akcjonariusz lub wspólnik,
  • członek organu osoby prawnej,
  • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • stażysta,
  • wolontariusz

Zaznaczmy, że nowe prawo chroni przed działaniami odwetowymi nie tylko osobę zgłaszającą naruszenie, ale również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy lub na innej podstawie świadczą pracę na rzecz drugiej strony.

Sankcje za niezastosowanie się do nowych procedur

Za utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, naruszenie obowiązku zachowania poufności, brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub ustanowienie procedury, która narusza „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych” (art. 29 ust. 1) grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.


Sygnanet to szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i zarządzania nimi. Wyeliminuj ryzyka finansowe, reputacyjne oraz prawne, koresponduj z sygnalistą za pomocą bezpiecznego kanału, zarządzaj zgłoszeniami za pomocą intuicyjnego systemu.

Nasz system jest zgodny z: Dyrektywą o sygnalistach UE, projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, RODO, Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Możemy pomóc Ci wdrożyć szyfrowany i prosty w obsłudze kanał do sygnalizowania nieprawidłowości w Twoim podmiocie, dzięki któremu spełnisz wymagania prawne. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1 lub napisz do nas na kontakt@sygnanet.pl

Te artykuły mogą być dla Ciebie interesujące:

Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

4 sposoby na zachęcenie pracowników do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy

Category : Sygnalista

Witamy wśród naszych partnerów Kancelarię Radców Prawnych Łuc-Seweryn, Olender

Witamy wśród naszych partnerów Kancelarię Radców Prawnych Łuc-Seweryn, Olender

Witamy wśród naszych partnerów Kancelarię Radców Prawnych Łuc-Seweryn, Olender s.c., która zapewni kompleksową pomoc prawną firmom w zakresie wdrożenia kanału do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i ich procedowania.

Mecenas Anna Łuc-Seweryn i mecenas Magdalena Olender pomogą przede wszystkim podmiotom leczniczym, podmiotom rynku finansowego oraz  przedsiębiorstwom z branży budowlanej i paliwowej.

Od jakiegoś czasu obserwujemy rozwój usług firmy Sygnanet. Jesteśmy zafascynowane narzędziem do zgłaszania nieprawidłowości dla sygnalistów zaproponowanym przez Sygnanet. To narzędzie przyjazne dla sygnalistów, ponieważ jest całkowicie anonimowe. Dlatego bardzo cieszymy się z nawiązania współpracy z Sygnanet mówią Mecenas Anna Łuc-Seweryn i mecenas Magdalena Olender.

Cieszę się z dołączenia Kancelarii Radców Prawnych Łuc-Seweryn, Olender do grona naszych partnerówmówi Katarzyna Abramowicz, prezes Sygnanet. Kancelaria specjalizuje się w obsłudze podmiotów medycznych oraz rynku farmaceutycznego, w obszarze jej zainteresowań są również przepisy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, dlatego jestem przekonana o najwyższej jakości usług, które zapewni wszystkim podmiotom medycznym i finansowym. Proszę zwrócić uwagę, że w ofercie Kancelarii znajduje się także obsługa zewnętrzna kanału zgłoszeń, co może być pomocne dla przedsiębiorstw, które chcą outsourcować taką usługę.

Mecenas Anna Łuc-Seweryn posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze podmiotów gospodarczych oraz na stanowisku analityka do spraw przeciwdziałania praniu pieniędzy zdobyte w jednym z większych międzynarodowych banków inwestycyjnych.

Posiada certyfikaty Approved Compliance Officer oraz Approved AML Compliance Officer wydane przez Instytut Compliance Sp. z o.o.

Oprócz zagadnień związanych z wdrażaniem rozwiązań dotyczących ochrony sygnalistów zajmuje się tematyką przeciwdziałania praniu pieniędzy, ochrony danych osobowych oraz ogólnie pojętym doradztwem prawnym dla przedsiębiorców, w tym również zastępstwem procesowym w przypadku sporów sądowych. Od 2020 r. jest członkiem Stowarzyszenia Praktyków Ochrony Danych (SPOD).

Mecenas Magdalena Olender posiada wieloletnie doświadczenie w organizacji i prowadzeniu szkoleń dla biznesu. Od 2012 roku zajmuje się tematyką ochrony danych osobowych i prywatności. Organizowała i prowadziła szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych między innymi dla  podmiotów medycznych, podmiotów biotechnologicznych, instytucji publicznych oraz wojska.

Od 2013 roku jest również członkiem rzeczywistym Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych (SABI).

W obszarze jej zainteresowań są również przepisy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Posiada certyfikat Approved Compliance Officer wydany przez Instytut Compliance Sp. z o.o.

Poznaj pełną ofertę kancelarii >>> www.kancelariaseweryn.pl

OFERTA KANCELARII

  • Audyt potrzeb Klienta (uwzględniający strukturę Klienta, profil działalności, dotychczasowe stosowane procedury) pod kątem planowanego wdrożenia procedury zgodnej z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
  • Przygotowanie oraz wdrożenie u Klienta procedury zgodnej z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz z przepisami ustawy krajowej (jeżeli wejdzie w życie), oraz zapisami kodeksów etycznych i zasad postępowania obowiązujących w przedsiębiorstwie Klienta;
  • Nadzór nad wprowadzoną dokumentacją dotyczącą ochrony sygnalistów oraz aktualizacje procedur;
  • Przeprowadzenie szkolenia wstępnego dotyczącego wdrożonych procedur oraz przeprowadzanie szkoleń okresowych dla osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń od sygnalistów;
  • Wdrożenie kanału informowania o nieprawidłowościach – we współpracy z parterem biznesowym Sygnanet;
  • Obsługa zewnętrza kanału zgłoszeń prowadzona przez Kancelarię, w tym podejmowanie i prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających, rekomendowanie działań naprawczych;
  • Sporządzanie cyklicznych audytów i sprawozdań;
  • Wsparcie przedprocesowe i procesowe w przypadkach, gdy tego będzie wymagał charakter sprawy.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani współpracą z Kancelarią Radców Prawnych Łuc-Seweryn, Olender, zachęcamy do kontaktu:

r.pr. Anna Łuc-Seweryn  – tel. +48 692 803 262

r.pr. Magdalena Olender – tel. +48 517 551 171

Category : Sygnalista

Projekt Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa – co musisz wiedzieć

Projekt Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa – co musisz wiedzieć

Przygotowaliśmy dla Was najważniejsze informacje w kontekście Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa. Jakie obowiązki nałoży polskie prawodawca na przedsiębiorców i podmioty publiczne?

Podstawowe definicje

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa powstała aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa (tzw. sygnalistów) przed działaniami odwetowymi.

Działania odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu.

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może zostać:

  • pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
  • osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • przedsiębiorca,
  • akcjonariusz lub wspólnik,
  • członek organu osoby prawnej,
  • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • stażysta,
  • wolontariusz

Sygnaliści będą chronieni od 17 grudnia 2021 r.

Ścieżki zgłoszenia

Sygnalista może dokonać zgłoszenia korzystając z kanału wewnętrznego (w swoim środowisku pracy), kanału zewnętrznego (według ustawy organem centralnym będzie Rzecznik Praw Obywatelskich) oraz ujawnienia publicznego.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zarówno korzystając z kanału wewnętrznego, jak i zewnętrznego (sam wybiera) lub obu, jeśli jeden z nich był nieskuteczny (nie otrzymał powiadamiania o przyjęciu/rozpatrywaniu zgłoszenia lub nie zostały podjęte działania następcze).

Zgłaszający może dokonać ujawnienia publicznego, jeśli wspomniane kanały były nieskuteczne lub jeśli istnieje obawa, że mogą zostać zastosowane w stosunku do niego działania odwetowe lub gdy zgłaszana kwestia jest zagrożeniem dla interesu publicznego.

Więcej o śćieżkach zgłoszenia na portalu “Pomoc dla sygnalisty”.

Nowe obowiązki

Ustawa zobowiązuje pracodawców do:

#1 Ustanowienia kanału wewnętrznego do zgłaszania naruszeń.

#2 Ustanowienia procedur – działań następczych.

#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze + o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń:

  • musi zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
  • musi zapewniać dwustronną komunikację (do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych).

Działania następcze:

  • organizacja wyznacza bezstronną osobę/wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami,
  • organizacja podejmuje działania następcze czyli: ocenia prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i zaradza naruszeniu (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury).

Należy poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach oraz zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Pracodawca musi także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń. Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych zawiera: numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Do przestrzegania postanowień ustawy są zobowiązane wszystkie podmioty publiczne i prywatne, przy czym:

  • organizacje prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników
  • organizacje publiczne zatrudniające co najmniej 50 pracowników
  • sektor finansowy niezależnie od wielkości

muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r.

Organizacje publiczne zatrudniające od 50 do 250 pracowników muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2023 r.

Sankcje

Za:

  • utrudnianie dokonania zgłoszenia
  • podejmowanie działań odwetowych
  • naruszenie obowiązku zachowania poufności
  • brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
  • ustanowiona procedura narusza „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych” (art. 29 ust. 1)

grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.


Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1 lub napisz do nas na kontakt@sygnanet.pl

Category : Sygnalista

Accounting & Law Sp. z o.o. – nowy partner Sygnanet!

Accounting & Law Sp. z o.o. – nowy partner Sygnanet!

W gronie naszych partnerów witamy Accounting & Law. Spółka pomaga podmiotom publicznym oraz przedsiębiorstwom prywatnym nadążyć za zmianami w prawie i zapewnić zgodność z przepisami oraz dobrowolnie przyjętymi normami postępowania.

Dlaczego Sygnanet? – Ponieważ cenimy współpracę z profesjonalistami, bo wspólnie możemy realizować zbieżne cele w sposób rzeczowy bez uszczerbku na czasie, z gwarancją dobrej jakości, a Sygnanet jest synonimem dobrej marki mówi Robert Słoniec, Prezes Zarządu Accounting & Law sp. z o.o. Naszym wspólnym celem z Sygnanet jest wsparcie klienta w dostarczeniu fachowej wiedzy dotyczącej Compliance, w tym także  zapewnieniu dobrze działającego mechanizmu w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistom. Dzięki przekazanej przez nas wiedzy oraz produktowi Sygnanet , tj. serwisowi, który w sposób bardzo prosty – dla klienta – wykorzystuje  technologię szyfrowania jesteśmy gwarantem zapewnienia spełnienia wymogów prawnych odnoszących się do zapewnienia sygnaliście anonimowego bezpieczeństwa, a samemu odbiorcy tych zgłoszeń udzielamy kompleksowej wiedzy z gotowym produktem.

Skuteczna pomoc w procesie ograniczenia ryzyka prawnego w firmach i instytucjach to domena Accounting & Law – mów Katarzyna Abramowicz, prezes Sygnanet. Spółka pomoże Państwu zwiększyć poziom bezpieczeństwa na każdym poziomie, także w sytuacjach kryzysowych. Członkowie mogą pochwalić się zasobną wiedzą i biegłością w obszarze compliance.

Zespół Accounting & Law posiada bogate praktyczne doświadczenie w dziedzinie compliance zdobyte na różnych stanowiskach w sektorze prywatnym oraz państwowych organach nadzorczych i śledczych. Ich oferta dotrzymuje kroku wysokiej dynamice zmian w prawie polskim i europejskim.

Poznaj ofertę Accounting & Law >>>

OFERTA

  • Prowadzenie szkoleń dedykowanych dla kadry zarządzającej jak i pozostałych pracowników, które będą dostosowane do profilu działalności Państwa organizacji;
  • Przeprowadzanie audytów compliance i bieżącego monitorowania poziomu ryzyka braku zgodności;
  • Identyfikowanie obszarów działalności oraz pracowników mających istotny wpływ na poziom ryzyka braku zgodności w tym badanie obecnej struktury organizacyjnej pod kątem występowania konfliktów interesów i należytego umiejscowienia komórki ds. zgodności (compliance officera);
  • Implementowanie nowych przepisów oraz wytycznych do wewnętrznych regulacji;
  • Opracowanie, dostosowanie i wdrożenie niezbędnych regulacji takich jak: polityka compliance, kodeks etyki, polityka antykorupcyjna, system anonimowego zgłaszania naruszeń prawa (whistleblowing) wraz z kanałami zapewniającymi anonimowość zgłoszeń, procedura antydyskryminacyjna, metodyka postępowania na wypadek kontroli organów śledczych i nadzorczych, procedury przeprowadzania wewnętrznych postępowań wyjaśniających, procedury weryfikacji kontrahentów;
  • Bieżące wsparcie komórki ds. zgodności znajdującej się w strukturach przedsiębiorstwa jak również świadczenie tej funkcji w formie outsourcingu;
  • Reprezentowanie podmiotu w postępowaniach administracyjnych, karnych, cywilnych oraz doradzanie w toku kontroli nadzorczej lub organów ścigania.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani współpracą z Accounting & Law zachęcamy do kontaktu:

tel.: 509 462 787

tel.: 577 475 878

e-mail: prawo@al-compliance.pl

Category : Q&A

Ilu może być odbiorców zgłoszeń platformy Sygnanet?

Ilu może być odbiorców zgłoszeń platformy Sygnanet?

Sygnanet daje możliwość nadania uprawnień Głównego odbiorcy zgłoszeń i Odbiorcy zgłoszeń.

Główny odbiorca zgłoszeń pełni najważniejszą rolę w systemie: otrzymuje powiadomienia o wszystkich zgłoszeniach, może: odczytać zgłoszenie, zmienić jego status, korespondować z sygnalistą, zarządzać kategoriami i użytkownikami.

Odbiorca zgłoszeń otrzymuje powiadomienia o zgłoszeniach tylko z kategorii, które zostały mu przydzielone przez Głównego odbiorcę zgłoszeń. Może: odczytać takie zgłoszenie, zmienić jego status i korespondować z sygnalistą. Odbiorca zgłoszeń może również odczytać inne zgłoszenie (z innej kategorii), które zostało mu udostępnione przez Głównego odbiorcę zgłoszeń.

Platforma pozwala na nadanie ról Głównego odbiorcy zgłoszeń i Odbiorcy zgłoszeń dowolnej liczbie użytkowników.

Inne role i ich kompetencje (może pełnić dowolna liczba użytkowników):

Administrator

Administrator pełni rolę zarządzającą użytkownikami i kategoriami. Może to być tzw. „osoba techniczna” np. pracownik działu IT.

Audytor

Audytor ma tylko i wyłącznie wgląd w zgłoszenia (może je odczytać).

Główny odbiorca zgłoszeń Odbiorca zgłoszeń Administrator Audytor
Powiadomienie o zgłoszeniuTAK TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp
Odczytanie zgłoszeniaTAK TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp Tak
Zmiana statusu zgłoszenia TAK TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp
Korespondencja z sygnalistą TAK TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp
Zarządzanie kategoriami TAK Tak
Zarządzanie użytkownikami TAK Tak

Sygnanet.pl – szyfrowany kanał do zgłaszania nadużyć w firmach i anonimowej komunikacji usprawniającej rozwój firm

Przeczytaj również

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości

Jakie są reakcje i doświadczenia pracowników na wprowadzenie anonimowego systemu do zgłaszania nieprawidłowości w firmach?

Category : Q&A

Czy zarchiwizowane w Sygnanet zgłoszenia mogę pobrać z archiwum i przechowywać w innym miejscu?

Czy zarchiwizowane w Sygnanet zgłoszenia mogę pobrać z archiwum i przechowywać w innym miejscu?

Klient, jako właściciel danych, decyduje o okresie przechowywania zgłoszeń w Sygnanet. W każdej chwili może pobrać dokumentację i archiwizować ją w dowolnym, wybranym przez siebie miejscu.

Warto jednak podkreślić, że wszystkie archiwizowane w Sygnanet zgłoszenia przechowywane są w postaci bezpiecznej, zaszyfrowanej, zgodnej z RODO. Oznacza to, że nikt poza uprawnionymi odbiorcami zgłoszeń nie ma dostępu do dokumentacji.

Jeżeli klient chce pobrać zgłoszenie i archiwizować je w innym, dowolnym miejscu – np. na dysku zewnętrznym czy w chmurze – może to zrobić w każdym momencie. Rekomendujemy jednak – ze względu na bezpieczeństwo firmy/organizacji – aby wszystkie pobrane zgłoszenia przechowywać w formie zaszyfrowanej. W ten sposób firma/organizacja podwyższa bezpieczeństwo dokumentów na wypadek wycieku i postępuje zgodnie z wymogami RODO.


Jeśli interesuje Cię temat sygnalistów, zobacz webinar “Ochrona organizacji i sygnalistów – szybkie wdrożenie bezpiecznego kanału dla sygnalistów w firmie.”:


Sygnanet.pl – szyfrowany kanał do zgłaszania nadużyć w firmach i anonimowej komunikacji usprawniającej rozwój firm


Category : Q&A

Dyrektywa stanowi o tym, że sygnalista powinien mieć możliwość przekazania informacji anonimowo. A co jeżeli chce podać swoje dane osobowe? Czy Sygnanet jest tylko do obsługi zgłoszeń anonimowych?

Dyrektywa stanowi o tym, że sygnalista powinien mieć możliwość przekazania informacji anonimowo. A co jeżeli chce podać swoje dane osobowe? Czy Sygnanet jest tylko do obsługi zgłoszeń anonimowych?

Sygnanet umożliwia przyjmowanie wszystkich zgłoszeń bez względu na to, czy sygnalista chce pozostać anonimowy, czy chce ujawnić swoją tożsamość. Zgłaszający zawsze może podpisać się pod zgłoszeniem – nie ma to znaczenia dla możliwości dokonania zgłoszenia za pośrednictwem Sygnanet.

Zgodnie z dyrektywą o sygnalistach kanał wewnętrzy powinien m.in. chronić tożsamość zgłaszającego i osób podanych w zgłoszeniu.

Oznacza to, że odbiorca zgłoszenia nie jest zobowiązany do zachowania anonimowości sygnalisty. Musi natomiast zagwarantować ochronę tożsamość zgłaszającego. Ma to również zastosowanie do wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia.

Podkreślmy jednak, że anonimowy kanał do dokonywania zgłoszeń najlepiej chroni firmy i organizacje. Badania pokazują, że anonimowa forma zgłoszeń jest w stanie pokonać barierę strachu przed działaniami odwetowymi u zgłaszających. Anonimowe zgłaszanie odciąga uwagę od sygnalisty i skupia ją na problemie. W ten sposób firma/organizacja wysyła sygnał: interesuje mnie to, co zgłaszasz, a nie to, kim jesteś; chcę rozwiązać problem i jestem wdzięczny, że mnie o nim informujesz.


Jeśli interesuje Cię temat sygnalistów, zobacz webinar “Ochrona organizacji i sygnalistów – szybkie wdrożenie bezpiecznego kanału dla sygnalistów w firmie.”:


Sygnanet.pl – szyfrowany kanał do zgłaszania nadużyć w firmach i anonimowej komunikacji usprawniającej rozwój firm

Category : Q&A

Czy możliwość poufnego i anonimowego zgłaszania dla sygnalistów musi być dostępna również dla kontrahentów, klientów itd.?

Czy możliwość poufnego i anonimowego zgłaszania dla sygnalistów musi być dostępna również dla kontrahentów, klientów itd.?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów wskazuje, że sygnalistą może zostać nie tylko każdy pracownik, niezależnie od podstawy zatrudnienia (także osoby samozatrudnione, stażyści, wolontariusze, ale i byli pracownicy oraz osoby w procesie rekrutacyjnym) oraz członek struktury korporacyjnej spółki (także udziałowcy, akcjonariusze, członkowie organów zarządzających i nadzorczych), ale również pracownik zewnętrzny tj. wykonawca, podwykonawca, dostawca itd.

Oznacza to że podmioty, które są zobowiązane do wprowadzenia poufnego kanału do przyjmowania zgłoszeń (zatrudniające więcej niż 50 pracowników) powinny zaproponować takie rozwiązania, które umożliwią korzystanie z kanału niezależnie od tego, czy zgłaszający przebywa fizycznie w siedzibie organizacji, czy nie.

Zwracamy na to uwagę, ponieważ popularna do tej pory tzw. „czarna skrzynka” znacznie utrudnia dokonanie takiego zgłoszenia przez wszystkie osoby, które są do tego uprawnione. Wszelkie utrudnienia dokonania zgłoszenia są tym samym ryzykowne dla pracodawcy, ponieważ zwiększają prawdopodobieństwo zgłoszenia do organów zewnętrznych lub ujawnienia publicznego.  

Uzasadnienie w dyrektywnie:

W motywie 59 Dyrektywa mówi o tym, że […] „Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym, które ustanowiły wewnętrze procedury dokonywania zgłoszeń, powinny być zobowiązane do udzielenia informacji na temat tych procedur, a także na temat zewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń do odpowiednich właściwych organów. Istotne jest, aby takie informacje były zrozumiałe i łatwo dostępne, w tym, o ile to możliwe, także dla osób innych niż pracownicy, które mają kontakt z danym podmiotem w ramach swojej działalności zawodowej, takich jak usługodawcy, dystrybutorzy, dostawcy i partnerzy handlowi. Przykładowo takie informacje mogą być umieszczone w widocznym miejscu dostępnym dla wszystkich takich osób oraz na stronie internetowej podmiotu, a także mogą być uwzględniane w programach kursów i szkoleń na temat etyki i uczciwości.”

Ponadto w Artykule 8 ustęp 2 dyrektywa stanowi, że „Kanały i procedury, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu powinny umożliwić pracownikom podmiotu dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń. Mogą one umożliwiać dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń również przez inne osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 lit b), c) i d) oraz art. 4 ust 2 utrzymujące kontakt z podmiotem w kontekście związanym z pracą.”


Sygnanet.pl – szyfrowany kanał do zgłaszania nadużyć w firmach i anonimowej komunikacji usprawniającej rozwój firm

Przeczytaj również:

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

Jakie są reakcje i doświadczenia pracowników na wprowadzenie anonimowego systemu do zgłaszania nieprawidłowości w firmach?

Category : Sygnalista

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

Obowiązek wdrożenia systemu do zgłaszania nieprawidłowości, do którego zobowiązuje dyrektywa o ochronie sygnalistów firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników, budzi liczne kontrowersje. Niektórzy mówią „system do donosów”, inni „u nas nikt nie będzie z tego korzystał”. Czy rzeczywiście tak jest? System do zgłaszania nieprawidłowości to szansa dla organizacji. Dowiedz się wykorzystać potencjał sygnalistów.

System do zgłaszania nieprawidłowości a straty finansowe w firmie

Nie mamy tutaj na myśli uniknięcia kar za niezastosowanie się do postanowień unijnej dyrektywy o sygnalistach. Wdrożenie systemu do zgłaszania nieprawidłowości umożliwia zminimalizowanie strat finansowych wynikających z późnego wykrywania nieprawidłowości czyli, mówiąc krótko, pozwala szybko ograniczyć wszelkie procesy, które hamują rozwój, powodują rotację pracowników, dają ciche przyzwolenie na nieprzestrzeganie prawa itd., a tym samym generują poważne straty dla firmy.

Wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości prowadzi do wzmocnienia bezpieczeństwa finansowego firmy, skuteczniejszego zarządzania ryzykiem i efektywniejszego zarządzania organizacją. Wystarczy przytoczyć przykład Enron i WorldCom aby mieć pewność, że późne wykrywanie nieprawidłowości może pociągnąć na dno nawet najlepszych. Doniesienia dotyczące oszustw finansowych zaprowadziły Enron na próg bankructwa – wartość akcji z dnia na dzień spadła z około 90 dolarów do zaledwie kilku centów, pomimo że Enron był postrzegany jako spółka ciesząca się zaufaniem inwestorów i mającej dobrą sytuację finansową.

System do zgłaszania nieprawidłowości a reputacja firmy

System zgłaszania nieprawidłowości odgrywa kluczową rolę w zakresie ochrony reputacji firmy. Dziś standardy biznesowe wyznaczają spółki zaangażowane, kształtujące wizerunek marki etycznej, podejmujące odpowiedzialność za przyszłość planety, inwestujące w rozwój i samopoczucie pracowników. Taki status wymaga długoterminowych nakładów, ale i daje równie długoterminowe korzyści. Która firma świadomie narazi swoją reputację na szwank i ujawnienie nieetycznych lub niezgodnych z prawem procederów poza organizacją?

System do zgłaszania nieprawidłowości umożliwi rozwiązanie problemu zanim będzie za późno i te staną się tematem plotek, zostaną zgłoszone odpowiednim organom państwowym albo ujawnione publicznie.

System do zgłaszania nieprawidłowości a budowanie silnych, produktywnych zespołów

To, że do tej pory w Twojej firmie nie zostały zgłoszone żadne problemy, nie musi oznaczać, że ich nie ma. Barak zgłoszeń spowodowany jest strachem przed działaniami odwetowymi, nawet tak błahymi jak przypięcie łatki donosiciela lub poważniejszymi: utratą szansy na awans, premii albo nawet pracy…

Dyrektywa o ochronie sygnalistów jest odpowiedzią właśnie na tzw. kulturę strachu – pracownicy nie zgłaszają nieprawidłowości, ponieważ obawiają się konsekwencji. System do zgłaszania nieprawidłowości, a w szczególności możliwość anonimowego poinformowania o problemie, to zmielone światło dla pracowników: zgłaszanie jest O.K., służy całej firmie, więc jeśli wiesz, że coś się dzieje, poinformuj nas o tym. Taki komfort przekłada się na niższą rotację, a tym samym budowanie silnych, produktywnych zespołów, które generują większe zyski dla organizacji.

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1.