Category : Sygnalista

Okres obowiązywania dyrektywy o ochronie sygnalistów dla mniejszych podmiotów – czy będzie i ewentualnie kiedy?

Okres obowiązywania dyrektywy o ochronie sygnalistów dla mniejszych podmiotów – czy będzie i ewentualnie kiedy?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów zacznie obowiązywać w Polsce już w grudniu 2021 roku. Kogo obejmą postanowienia unijnego aktu prawnego i czy zakres obowiązków jest inny dla mniejszych podmiotów?

Spis treści:

  1. Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE – podstawowe informacje
  2. Co się zmieni – jak dyrektywa o sygnalistach wpłynie na podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym?
  3. Czy dyrektywa obejmie także mniejsze podmioty
  4. Wprowadzenie kanału wewnętrznego w organizacjach 50+ pracowników
  5. Sankcje za nieprzestrzeganie postanowień dyrektywy UE o sygnalistach

Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE – podstawowe informacje

Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE powstała aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa Unii Europejskiej czyli tzw. sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Akt prawny określa kto i w jaki sposób jest chroniony, a także w jaki sposób można dokonać zgłoszenia naruszeń oraz jakie podmioty są zobowiązane do przestrzegania jej postanowień i wdrożenia wskazanych procedur.

Temat budzi wiele emocji, ponieważ sygnalista często mylony jest z donosicielem. Nic bardziej mylnego! Osoba zgłaszająca naruszenia nie działa we własnym interesie, lecz w interesie wspólnym, publicznym. Sygnalista „bije na alarm”, „dmucha w gwizdek” (ang. whistleblowing) w takich przypadkach jak niezgodne z przeznaczeniem pożytkowanie pieniędzy unijnych czy zatruwanie środowiska (wszystkie naruszenia, które można zgłosić są wymienione w dyrektywie i dotyczą naruszenia prawa UE).

Co się zmieni – jak dyrektywa o sygnalistach wpłynie na podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym?

Dyrektywa o sygnalistach chroni przed działaniami odwetowymi w kontekście związanym z pracą, które są spowodowane zgłoszeniem nieprawidłowości wewnętrznym, zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym we wszystkich podmiotach prawnych w sektorze prywatnym i publicznym niezależnie od wielkości organizacji.

Katalog naruszeń jest bardzo szeroki i został dokładnie określony w dyrektywie.

Dyrektywa wprowadza trzy kanały zgłoszeń, wspomniany wyżej kanał wewnętrzny, zewnętrzny i ujawnienie publiczne.

Niezależnie od tego, który kanał wybierze sygnalista, organ przyjmujący zgłoszenie musi podjąć działania następcze (tj. ocenić prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzić naruszeniu) czyli przeprowadzić dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wnieść oskarżenie, podjąć działania w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury.

Sygnalista musi otrzymać także informacje zwrotne na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych.

Czy dyrektywa obejmie także mniejsze podmioty

Obowiązek wprowadzenia kanału wewnętrznego mają organizacje zatrudniające powyżej 50 pracowników. Mniejsze podmioty mogą wprowadzić kanał, ale nie muszą tego robić. Należy się jednak zastanowić, czy brak takiego kanału nie będzie działał na szkodę organizacji. Jeśli pojawi się jakaś nieprawidłowość, zgłaszający który nie ma dostępu do kanału wewnętrznego, dokona zgłoszenia zewnętrznego lub/i ujawnienia publicznego. Takie zgłoszenie jest tragiczne w skutkach – powoduje straty finansowe i wizerunkowe, o czym mogliśmy się przekonać w ostatnich miesiącach (ujawnienia publiczne, którymi żyła cała Polska w placówkach edukacyjnych, branży gastronomicznej i modowej doprowadziło do zamknięcia niektórych podmiotów i utraty dobrego imienia organizacji).

Wprowadzenie kanału wewnętrznego w organizacjach 50+ pracowników

Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym muszą ustanowić kanały i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Zgonie z dyrektywą obowiązek dotyczy podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników.

Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych obejmują:

  • stworzenie kanału do przyjmowania zgłoszeń, który zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu
  • kanał musi umożliwiać dwustronną komunikację, ponieważ organizacja jest zobowiązana do potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia (w terminie siedmiu dni od jego otrzymania) oraz przekazania informacji zwrotnych dotyczących podjętych działań następczych (w terminie nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia)

Organizacja jest także zobowiązana do:

  • wyznaczenia bezstronnej osoby lub wydziału właściwego do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami
  • podejmowania działań następczych
  • zapewnienia zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
  • archiwizacji zgłoszeń i dokumentacji w zgodzie z RODO

Podsumujmy: dyrektywa chroni sygnalistów od 17 grudnia 2021, ale obowiązek wprowadzenia kanału wewnętrznego mają tylko organizacje 50+ (obowiązek prowadzenia: organizacje 250+ muszą wprowadzić wewnętrzny kanał dla sygnalistów do 17 grudnia 2021 r., organizacje zatrudniające od 50 do 249 pracowników muszą wprowadzić kanał wewnętrzny do 17 grudnia 2023 r.).

Sankcje za nieprzestrzeganie postanowień dyrektywy UE o sygnalistach

Sankcje za nieprzestrzeganie postanowień dyrektywy UE o sygnalistach dokładnie wskaże nam prawo krajowe, ale należy wziąć pod uwagę, że nie będą one dotyczyły jedynie braku procedur i/lub ustanowienia kanału wewnętrznego, ale także sankcji wobec osób:

  • utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń
  • podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów
  • wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko sygnalistom
  • dopuszczających się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1.