Category : Sygnalista

Sygnalizowanie w JST. Wewnętrzny kanał szyfrowany dla JST

Sygnalizowanie w JST. Wewnętrzny kanał szyfrowany dla JST

Sygnalizowanie w JST – dyrektywa o ochronie sygnalistów i ustawa o osobach zgłaszających naruszenia prawa, nakładają na jednostki samorządu terytorialnego nowe obowiązki. Jednym z nich jest ustanowienie wewnętrznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości.

Z tego artykułu dowiecie się Państwo:

  • Po co zostało ustanowione nowe prawo, kogo chroni i przed czym
  • Jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego
  • Wewnętrzny kanał do zgłaszania naruszeń prawa – jak spełnić obowiązek poufności
  • Do kiedy trzeba spełnić wymagania i kogo dotyczą
  • Jakie grożą sankcje za niezastosowanie się do nowych obowiązków

Sygnalizowanie w JST po co zostało ustanowione nowe prawo, kogo chroni i przed czym

Nowe prawo powstało aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.

Naruszenie prawa może zgłosić:

  • pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
  • osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • przedsiębiorca,
  • akcjonariusz lub wspólnik,
  • członek organu osoby prawnej,
  • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • stażysta,
  • wolontariusz

Wskazane osoby są chronione przed działaniem odwetowym czyli bezpośrednim lub pośrednim działaniem lub zaniechaniem, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu.

W ustawie znajdziecie Państwo cały katalog zachowań, które są mogą zostać uznane za niekorzystne traktowanie, m.in.: wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków, zastosowanie środka dyscyplinarnego, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia zatrudnienia w przyszłości czy groźbę.

Sygnalizowanie w JSTjakie nowe obowiązki zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego

Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE i polski ustawodawca zobowiązują jednostki samorządu terytorialnego do:

#1 Ustanowienia kanału wewnętrznego do zgłaszania naruszeń.

#2 Ustanowienia procedur przyjmowania zgłoszeń i działań następczych.

#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze + o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń musi zapewnić:

  • ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
  • dwustronną komunikację (do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych).

Ponadto JST zobowiązane są do wyznaczenia bezstronnej osoby/wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i zaradzeniu tym zarzutom (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury).

JST muszą także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Należy również poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach oraz zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Wewnętrzny kanał do zgłaszania naruszeń prawa – jak spełnić obowiązek poufności w JST

Wybierając kanał wewnętrzy jednostki samorządu terytorialnego powinny zwrócić uwagę czy gwarantuje on poufność treści zgłoszeń i załączników oraz w jaki sposób są przechowywane informacje w tym systemie i kto ma do nich dostęp. Przy pomocy kanału wewnętrznego będą wymieniane informacje, których treść ma pozostać wewnątrz organizacji, ma być znana tylko osobie zgłaszającej i osobie uprawnionej do rozwiązania problemu. Dlatego tak ważny jest wybór systemu, który zapewni organizacji bezpieczeństwo.

Jednostki samorządu terytorialnego powinny zwrócić uwagę, czy system pozwala na wymianę widomości kanałem szyfrowanym end-to-end, ponieważ tylko takie rozwiązanie gwarantuje pełną poufność zgłoszeń. Oznacza to, że tylko osoba wysyłająca i odbierająca zgłoszenie zna jego treść. Szyfrowanie end-to-end gwarantuje organizacjom, że nawet dostawca systemu nie ma dostępu do treści widomości i załączników.

JST powinny również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób zgłoszenia są przechowywane w samym systemie. Zgłoszenia szyfrowane chronią organizację przed skutkami wycieku danych – nawet, jeśli zostaną wyprowadzone na zewnątrz, to w postaci zabezpieczonej kluczem, nie trzeba się więc martwić, że ktoś pozna ich treść.   

Sygnalizowanie w JSTdo kiedy trzeba spełnić wymagania i kogo dotyczą

Do przestrzegania postanowień ustawy i dyrektywy są zobowiązane wszystkie jednostki samorządy terytorialnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Obowiązek należy spełnić do 17 grudnia 2021 r.

Taki sam obowiązek prawny muszą spełnić także podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników (do 17 grudnia 2021 r.) i zatrudniające od 50 do 250 pracowników (do 17 grudnia 2023 r.) oraz sektor finansowy niezależnie od wielkości (do 17 grudnia 2021 r.).

UWGA! Od 17 grudnia 2021 r. są chronione wszystkie osoby zgłaszające naruszenia prawa. Wprawdzie prawo mówi o kanale wewnętrznym do zgłaszania takich naruszeń, ale jeżeli organizacja takiego kanału nie ustanowi (np. jest mniejsza niż 50 pracowników) sygnalista może skorzystać z innych kanałów: kanału zewnętrznego lub ujawnić naruszenie publicznie.

Jakie grożą sankcje za niezastosowanie się do nowych obowiązków

Za utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, naruszenie obowiązku zachowania poufności, brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub ustanowienie procedury, która narusza „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych” (art. 29 ust. 1) grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Sygnanet to szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i zarządzania nimi. Wyeliminuj ryzyka finansowe, reputacyjne oraz prawne, koresponduj z sygnalistą za pomocą bezpiecznego kanału, zarządzaj zgłoszeniami za pomocą intuicyjnego systemu.

Nasz system jest zgodny z: Dyrektywą o sygnalistach UE, projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, RODO, Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Te artykuły mogą być dla Ciebie interesujące:

Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

4 sposoby na zachęcenie pracowników do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy