Category : Sygnanet

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet – jak to zrobić?

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet – jak to zrobić?

Bardzo ważnym elementem procedowania zgłoszeń o nieprawidłowościach jest kontakt z sygnalistą. Nie tylko dlatego, aby uzyskać możliwie jak najwięcej informacji, które pomogą pracodawcy rozwiązać problem. Także po to, aby procedować je zgodnie z prawem.

Zarówno dyrektywa europejska o ochronie sygnalistów, jak i polski ustawodawca (projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa) wskazują, że w ciągu 7 dni od momentu otrzymania zgłoszenia należy poinformować sygnalistę o jego przyjęciu.

Sygnanet realizuje ten wymóg na kliku poziomach.

Potwierdzenie nadania Sygnanet

W momencie wysłania zgłoszenia przez sygnalistę tworzony jest identyfikator i hasło. Dzięki nim zgłaszający może komunikować się z pracodawcą (także anonimowo). Tworzone jest także potwierdzenie nadania zgłoszenia do pobrania w PDF, będące dowodem od firmy dla sygnalisty, że zgłoszenie zostało wysłane.

Potwierdzenie nadania Sygnanet

Korespondowanie ze zgłaszającym w Sygnanet

Bez względu na to, z jakiego formularza korzysta firma (anonimowy, opcjonalny, obowiązkowy), pracodawca może korespondować ze zgłaszającym w poufny sposób (także wymieniać się załącznikami).

Po wpłynięciu do systemu zgłoszenia (odbiorca zostanie o tym poinformowany mailowo, nie trzeba cały czas sprawdzać Sygnanet), można napisać własne potwierdzenie lub skorzystać z proponowanego przez nas wzorca odpowiedzi.

Korespondowanie ze zgłaszającym w Sygnanet

Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately >>> SPRAWDŹ TUTAJ

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

Potwierdzenie odbioru zgłoszenia może również zostać wysłane przez Sygnanet automatycznie po pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia. Oznacza to, że system wyśle wiadomość sam, gdy tylko odbierzemy (odszyfrujemy) zgłoszenie od sygnalisty.

Jak ustawić automatyczne potwierdzenie odbioru?

Krok #1

Wybierz wzorzec odpowiedzi. Możesz skorzystać z naszego wzorca lub stworzyć własny. W tym celu:

a) nasz wzorzec – otwórz dowolne zgłoszenie. Przejdź do okna korespondencji, kliknij wzorzec którym chcesz się posłużyć i wybierz „ustaw jako wiadomość automatyczną przy pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia”. Wzorzec zostanie oznaczony czarnym okienkiem korespondencji.  

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

b) Twój wzorzec –  otwórz dowolne zgłoszenie. Przejdź do okna korespondencji, wpisz treść wiadomości i kliknij „zapisz jako wzorzec”. Ustal tekst na przycisku. Zapisz. Następnie kliknij w przygotowany wzorzec i wybierz „ustaw jako wiadomość automatyczną przy pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia”. Wzorzec zostanie oznaczony czarnym okienkiem korespondencji.  

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

Krok #2

Gdy już ustalisz treść wiadomości, przejdź do zarządzania kontem i zaznacz „Automatyczne wysyłanie domyślnej widomości przy pierwszym odszyfrowaniu zgłoszenia”. Od tego momentu za każdym razem, gdy otrzymasz zgłoszenie i je odszyfrujesz (otworzysz), system automatycznie wyśle wybraną przez Ciebie treść potwierdzenia przyjęcia.

Zauważ, że są to ustawienia tylko na poziomie Twojego konta.

Oznacza to, że dotyczą tylko Ciebie. Inni użytkownicy korzystający z Sygnanet sami decydują, czy chcą wysyłać taką wiadomość automatycznie i jaka będzie jej treść. Jeśli inny użytkownik (który nie ustawił automatycznego wysłania potwierdzenia) jako pierwszy odszyfruje zgłoszenie, wiadomość nie zostanie wysłana.  

Automatyczne potwierdzenie odbioru zgłoszenia w Sygnanet

Wzorce odpowiedzi – sprawdź systemowe wzorce Sygnanet lub dodaj własne templately >>> SPRAWDŹ TUTAJ