Category : Sygnalista

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń – obowiązkowy środek bezpieczeństwa według Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń – obowiązkowy środek bezpieczeństwa według Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, instytucje finansowe są zobowiązane do wprowadzenia środków bezpieczeństwa finansowego poprzez wdrożenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów wspomnianej ustawy.  

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Jakie instytucje zobowiązane są do wprowadzenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń
  • Jak wdrożyć taką procedurę zgodnie z ustawą
  • Jakie kary nałożone zostaną na instytucje, które nie dopełnią obowiązku ustawowego

Jakie instytucje zobowiązane są do wprowadzenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń

Zgodnie z artykułem 2. 1. Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu instytucjami zobowiązanymi do wprowadzenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń są:

  • banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych, instytucje finansowe mające siedzibę na terytorium RP oraz oddziały instytucji finansowych niemających siedziby na terytorium RP;
  • spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe oraz Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa;
  • krajowe instytucje płatnicze, krajowe instytucje pieniądza elektronicznego, oddziały unijnych instytucji płatniczych, oddziały unijnych i zagranicznych instytucji pieniądza elektronicznego, małe instytucje płatnicze, biura usług płatniczych oraz agenci rozliczeniowi;
  • firmy inwestycyjne, banki powiernicze oraz oddziały zagranicznych firm inwestycyjnych prowadzące działalność na terytorium RP;
  • zagraniczne osoby prawne prowadzące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność maklerską oraz towarowe domy maklerskie;
  • spółki prowadzące rynek regulowany – w zakresie, w jakim prowadzą platformę aukcyjną;
  • fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, zarządzający ASI, oddziały spółek zarządzających oraz oddziały zarządzających z Unii Europejskiej znajdujące się na terytorium RP;
  • zakłady ubezpieczeń;
  • Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.;
  • przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową;
  • podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie: wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi, wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi, pośrednictwa w wymianie, prowadzenia rachunków;
  • notariusze w zakresie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, obejmujących: przeniesienie własności wartości majątkowej, w tym sprzedaż, zamianę lub darowiznę ruchomości lub nieruchomości, zawarcie umowy działu spadku, zniesienia współwłasności, dożywocia, renty w zamian za przeniesienie własności nieruchomości oraz o podział majątku wspólnego, przeniesienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, prawa użytkowania wieczystego oraz ekspektatywy odrębnej własności lokalu, wniesienie wkładu niepieniężnego po założeniu spółki, zawarcie umowy dokumentującej wniesienie lub podwyższenie wkładów do spółki albo wniesienie lub podwyższenie kapitału zakładowego, przekształcenie lub połączenie spółek, zbycie przedsiębiorstwa, zbycie udziałów w spółce;
  • adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi w zakresie, w jakim świadczą na rzecz klienta pomoc prawną lub czynności doradztwa podatkowego dotyczące: kupna lub sprzedaży nieruchomości, przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa, zarządzania środkami pieniężnymi, instrumentami finansowymi lub innymi aktywami klienta, zawierania umowy o prowadzenie rachunku bankowego, rachunku papierów wartościowych lub wykonywania czynności związanych z prowadzeniem tych rachunków, wnoszenia wkładu do spółki kapitałowej lub podwyższenia kapitału zakładowego spółki kapitałowej, tworzenia, prowadzenia działalności lub zarządzania spółkami kapitałowymi lub trustami;
  • doradcy podatkowi oraz biegli rewidenci;
  • przedsiębiorcy świadczący usługi polegające na: tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej, działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym;
  • podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  • pośrednicy w obrocie nieruchomościami;
  • operatorzy pocztowi;
  • podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych, gier w karty i gier na automatach;
  • fundacje w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
  • stowarzyszenia posiadające osobowość prawną w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
  • przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
  • przedsiębiorcy w zakresie, w jakim prowadzą działalność polegającą na udostępnianiu skrytek sejfowych, oraz oddziały przedsiębiorców zagranicznych prowadzące taką działalność na terytorium RP;
  • instytucje pożyczkowe.

Jak wdrożyć taką procedurę zgodnie z ustawą

Wymienione instytucje są zobowiązane do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników (lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz tych instytucji) naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń określa: 

  • osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
  • sposób odbierania zgłoszeń;
  • sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
  • sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
  • zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób zgłaszających naruszenia;
  • rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
  • termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Przy opracowaniu i wdrażaniu wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszani naruszeń, warto wziąć pod uwagę przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej (tzw. Dyrektywa o ochronie sygnalistów). Prawo unijne zacznie obowiązywać w Polsce już grudniu 2021 roku, dlatego instytucje które już teraz oprą swoje procedury o przepisy zawarte we wspomnianej Dyrektywie nie będą musiały wprowadzać korekt w przyszłości.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów zakłada stworzenie kanału wewnętrznego w organizacji, który chroni tożsamość sygnalisty przed ujawnieniem, umożliwia poufną komunikację ze zgłaszającym oraz bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie zgłoszeń i dokumentacji.

Dyrektywa wymaga także, aby zgłaszający otrzymał potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni oraz informację o podjętych lub planowanych działaniach wraz z uzasadnieniem w terminie do 3 miesięcy.

Celem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej jest zapewnienie zgłaszającym ochrony przed szeroko rozumianymi działaniami odwetowymi, takimi jak: bezpodstawnemu zakończeniu stosunku pracy, odmowie przedłużenia stosunku pracy lub blokowaniu możliwości zatrudnienia u innych pracodawców, sabotowaniu ścieżki rozwoju kariery zawodowej, podważeniu wiarygodności zgłaszającego.

Jakie kary nałożone zostaną na instytucje, które nie dopełnią obowiązku ustawowego

Instytucje zobowiązane są do wprowadzenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, które nie dopełnią obowiązkuwdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu podlegają karze administracyjnej.

Zgodnie z Art. 150. 1. karami administracyjnymi są:

  • publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
  • nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
  • cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
  • zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
  • kara pieniężna.

Sygnanet – anonimowy, bezpieczny i prosty w obsłudze system przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów

Sygnanet to całkowicie anonimowe narzędzie umożliwiające zgłoszenie naruszeń zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Pozwala chronić tożsamość zgłaszającego i umożliwia korespondencję bez naruszenia jego anonimowości.

Wygodny i prosty w obsłudze Sygnanet, podczas procesu rejestracji tworzy dedykowaną stronę internetową dla Twojej instytucji. Jej adres możesz udostępnić pracownikom i innym osobom wykonującym czynności na rzecz Twojej organizacji. Dedykowana strona dla pracowników służy do przekazywania anonimowych zgłoszeń i dalszej korespondencji z Tobą.

Ty jako organizacja otrzymasz dostęp do specjalnego panelu umożliwiającego odbiór wiadomości i korespondencję ze zgłaszającym, a także bezpieczną archiwizację zgłoszeń w postaci szyfrowanej. 

Korzystanie z systemu Sygnanet nie wymaga żadnej wiedzy technicznej i jest proste w użyciu.

Pobierz ebook: Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń – obowiązkowy środek bezpieczeństwa według Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Te artykuły mogą być dla Ciebie przydatne:

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Napisz do nas na kontakt@sygnanet.pl