System sygnalizowania w firmie, nadal budzi wśród pracodawców sprzeczne emocje i odbierany jest raczej jako zagrożenie, niż szansa dla organizacji.
Zupełnie niepotrzebnie. To brak takiego narzędzia w firmie może doprowadzić do ujawnienia szkodliwych informacji na temat tego, co dzieje się w organizacji przed rozwiązaniem problemu wewnętrznie. Przed wyzwaniem stoją nie Ci pracodawcy, którzy narzędzie dla sygnalistów posiadają, lecz Ci, którzy nie chcą go wdrożyć.
System sygnalizowania w firmie w 4 krokach
Dlatego nie trać kontroli nad sytuacją i nie pozwól, aby nieprzyjemne kwestie zostały ujawnione poza organizacją. Chroń swoją firmę korzystając ze sprawdzonej strategii. Rozpisaliśmy ją w 4 krokach:
1: Zmień myślenie: whistleblowing (system sygnalizowania) to szansa dla Twojej firmy.
2: Daj sygnalistom możliwość sygnalizowania nieprawidłowości anonimowo.
3: Zapewniaj o tym, że podniesione kwestie zostaną zbadane.
4: Postępuj uczciwie, aby rozwiązać problem z pożytkiem dla sygnalisty i firmy.
Zmień myślenie: whistleblowing (system sygnalizowania) to szansa dla Twojej firmy.
Musisz wiedzieć, że przepisy dotyczące sygnalizowania nieprawidłowości w miejscu pracy zmieniają się na całym świecie na korzyść zgłaszającego. Tym samym – skoro sygnalista jest lepiej chroniony prawnie – zwiększa się prawdopodobieństwo, że niepokojące sytuacje ujrzą światło dzienne.
Dlatego tak ważna jest zmiana percepcji. Firmy muszą zagwarantować pracownikom, że Ci mogą zgłosić swoje wątpliwości anonimowo i wewnętrznie, a ich wiadomość zostanie potraktowana poważnie.
Spójrz na to w ten sposób: gdyby coś działo się w Twojej firmie bez Twojej wiedzy, nie chciałbyś się o tym dowiedzieć? A przede wszystkim: nie chciałbyś rozwiązać problemu wewnętrznie, zanim dowiedzą się o nim inni?
Zapamiętaj również, że zgłoszenia nieprawidłowości nie ograniczają się wyłącznie do działań niezgodnych z prawem. Najczęściej są to konflikty interpersonalne bezpośrednio rzutujące na rozwój firmy (na przykład są powodem ciągłej rotacji pracowników), które można w prosty sposób rozwiązać.
Przemyśl jeszcze jedną kwestię. Zgłaszanie nieprawidłowości wymaga wiele odwagi, nawet jeśli jest to zgłoszenie anonimowe. Sygnaliści de facto troszczą się o dobro firmy, ich celem jest zmiana organizacji na lepsze.
Daj sygnalistom możliwość sygnalizowania nieprawidłowości anonimowo.
Idealna sytuacja w pracy to taka, w której pracownik może zgłosić członkom kadry kierowniczej swoje niepokoje dotyczące nadużyć. Niestety rzeczywistość jest zgoła inna. Pracownicy nie czują się na tyle swobodnie, aby rozmawiać o takich zjawiskach. Powody mogą być różne, spróbuj je zrozumieć:
- obawa przed zemstą po ujawnieniu informacji (złe traktowanie, degradacja etc.),
- brak wiary w to, że problem zostanie rozwiązany,
- wątpliwości dotyczą kierownictwa wyższego szczebla,
- sprawa została już wcześniej zgłoszona, ale nic się nie zmieniło.
Dlatego pracodawcy powinni rozważyć wdrożenie narzędzi do sygnalizowania nieprawidłowości anonimowo. Taka bezpieczna, poufna forma zgłoszenia pozwoli pracownikom poczuć się bardziej komfortowo.
Zadaniem pracodawcy jest stworzenie takich warunków dla sygnalistów, aby Ci nie wychodzili ze swoimi problemami poza organizację (prasa, Państwowa Inspekcja Pracy, negatywne komentarze na forach internetowych etc.), lecz aby załatwiali je wewnątrz firmy. Pracodawca musi dać wyraźny znak, że sygnalizowanie jest ok, a sygnalista jest traktowany poważnie. Takim znakiem jest danie możliwości w pełni anonimowego zgłoszenia swoich obaw i problemów.
Zapewniaj o tym, że podniesione kwestie zostaną zbadane.
Zapewnienie dostępu do anonimowego narzędzia dla sygnalistów daje podwójne korzyści. Po pierwsze, pracownicy czują, że firma w której pracują troszczy się o nich oraz o to, co mają do powiedzenia. Po drugie zapewnia pracodawcy źródło wiedzy o tym, co dzieje się w jego firmie.
Ale system do anonimowego sygnalizowania to tylko połowa sukcesu. Upewnij się, że jesteś w stanie potwierdzić przyjęcie zgłoszenia oraz przekazać stronie zgłaszającej informacje zwrotne bez ujawnienia jej tożsamości. Dzięki temu dajesz gwarancję, że rozpatrzysz sprawę i traktujesz ją poważnie.
Postępuj uczciwie, aby rozwiązać problem z pożytkiem dla sygnalisty i firmy.
Najtrudniejsza faza procesu sygnalizowania odbywa się po przyjęciu zgłoszenia. Otrzymałeś wszystkie informacje i spostrzeżenia potrzebne do podjęcia dalszych działań. Z pewnością większość incydentów, z którymi boryka się Twoja firma, będzie stosunkowo łatwa do rozwiązania. Niestety niektóre przypadki będą bardziej skomplikowane. Niezależnie od tego, z jakim problemem będziesz miał do czynienia, postępuj tak, aby rozwiązać go z pożytkiem dla sygnalisty i firmy oraz zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości.
Wprowadzanie pozytywnych zmian umożliwi Ci zbudowanie środowiska opartego o zaufanie i wzajemny szacunek oraz ustrzeże przed nieprzyjemnościami związanymi z wyniesieniem niepożądanych incydentów na zewnątrz organizacji.
Te artykuły mogą Cię zainteresować:
Wdrożenie kanału dla sygnalistów w firmie. Jak to zrobić?
Jak pokonać opór zarządu przed wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania?
By 
