„Narzędzia do sygnalizowania? Ludzie często źle rozumieją po co są takie systemy. Jak pokonać opór zarządu?” – usłyszeliśmy pytanie podczas jednego ze szkoleń. No właśnie, jak sobie z tym poradzić?

Spis treści:

1. Kto to jest sygnalista
2. Sygnalista czy donosiciel?
3. Dla kogo narzędzie do sygnalizowania – co mówi dyrektywa
4. Jak pokonać opór zarządu przed wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania?

Kto to jest sygnalista

Sygnalista (z ang. whistleblower czyli „dmuchający w gwizdek”) to osoba bijąca na alarm. Inaczej demaskująca działalność, która jest najprawdopodobniej nielegalna lub nieuczciwa.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów nie definiuje kim jest sygnalista. Ale daje nam pewne wskazówki, dzięki którym możemy ocenić, czy zgłaszający może zostać za sygnalistę uznany.

Po pierwsze – sygnalista działa w dobrej wierze. Musi mieć uzasadnione podstawy, aby sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia.

Po drugie – zgłoszenie musi dotyczyć naruszeń prawa Unii Europejskiej w dziedzinach:

• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych,
• oraz wszelkich nieprawidłowości, które są sprzeczne z orzecznictwem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, jak również naruszeń mających wpływ na interesy finansowe UE lub na jej rynek wewnętrzny.

Po trzecie – zgłoszenie musi mieć związek z miejscem pracy. Sygnalistą może zostać każdy pracownik niezależnie od podstawy zatrudnienia. Także osoba samozatrudniona, stażysta czy wolontariusz. Jak również członek struktury korporacyjnej spółki (udziałowiec, akcjonariusz, członek organów zarządzających i nadzorczych). Oraz pracownik zewnętrzny, na przykład podwykonawca albo dostawca.

Sygnalista czy donosiciel?

Donos dzieli społeczeństwo i powoduje utratę zaufania między ludźmi. Dlatego należy zdecydowanie oddzielić donosiciela od sygnalisty. Donosiciel działa w interesie własnym, sygnalista – w interesie wspólnym.

Przez negatywne skojarzenia wielu pracowników padło ofiarą tzw. kultury strachu. Widzą, że dzieje się coś niedobrego, ale nie reagują z obawy o własne bezpieczeństwo. Boją się, że zostanie im przypięta metka donosiciela, staną się obiektem kpin, stracą szansę na awans, zostaną zwolnieni itd.

Dlatego pielęgnowanie takiego określenia jest w interesie tylko i wyłącznie oprawców. W ten sposób, zniechęcając do ujawnień, chronią samych siebie.

Jeśli nazywam kanał wewnętrzny w firmie narzędziem do donosów, albo mam coś na sumieniu albo daję podświadome przyzwolenie na zaistnienie nieprawidłowości. Na szczęście dyrektywa rozkłada ogromny parasol ochronny nad sygnalistą i – jeśli ten obawia się zgłoszenia wewnętrznego – daje mu furtkę w postaci kanału zewnętrznego, który ochroni jego tożsamość przed ujawnieniem (zna ją tylko odbiorca zgłoszenia).

Narzędzia do sygnalizowania. Dla kogo? Co mówi dyrektywa?

Wszystkie organizacje w sektorze prywatnym i publicznym zatrudniające powyżej 50 pracowników, są zobowiązane do wdrożenia kanału wewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń.

Jak taki kanał powinien wyglądać? M.in. musi:

• zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu
• pozwalać na dwustronną komunikację – firma jest zobowiązana do potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz przekazania informacji zwrotnych dotyczących podjętych działań następczych
• być zgodny z RODO

Twoja firma/organizacja jest mniejsza? Rozważ wdrożenie niezależnie od ilości pracowników. W ten sposób masz szansę, aby rozwiązać problem wewnętrznie, zanim sprawa zostanie zgłoszona do organów państwowych lub ujawniona publicznie.

Narzędzia do sygnalizowania – jak pokonać opór zarządu przed ich wprowadzeniem?

Argumentów jest całkiem sporo, ale jeśli zarząd ma obawy związane z wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania, na początku należy wyjaśnić, że sygnalista nie jest donosicielem lecz przyjacielem firmy. Każda informacja na temat nieprawidłowości jest bardzo cenna. Rzuca świtało na sprawy, o których nie mamy pojęcia, pokazuje obszary, które wymagają uwagi i mogą mieć wpływ na funkcjonowanie organizacji jako całości. Nieprawidłowości w firmach zakłócają ich prawidłowe działanie, uniemożliwiają rozwój (także finansowy).

Niewprowadzenie kanału wewnętrznego nie sprawi, że zgłoszeń nie będzie. Sygnalista może skorzystać z kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Z treści dyrektywy jasno wynika, że kanał zewnętrzny sprzyja pracownikowi. Zapewnia:

• łatwy dostęp do informacji dotyczących warunków zgłoszenia nieprawidłowości, środków ochrony prawnej i procedur służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia
• pomoc w kontaktach z wszelkimi odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi
• pomoc prawną w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych, pomoc prawną w dalszych postępowaniach, a także doradztwo prawne lub inna pomoc prawna

Dodatkowo państwa członkowskie mogą wprowadzić przepisy przewidujące środki pomocy finansowej i wsparcia, w tym wsparcie psychologiczne.

Jeśli te argumenty okażą się niewystarczające, pozostaje jeszcze kwestia sankcji za niewprowadzenie postanowień dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1.