Category : Sygnalista

Jak pokonać opór zarządu przed wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania?

Jak pokonać opór zarządu przed wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania?

„Umówmy się, ludzie często źle rozumieją po co są takie systemy. Jak pokonać opór zarządu?” – usłyszeliśmy pytanie podczas jednego ze szkoleń. No właśnie, jak sobie z tym poradzić?

Spis treści:

  1. Kto to jest sygnalista
  2. Sygnalista czy donosiciel?
  3. Dla kogo narzędzie do sygnalizowania – co mówi dyrektywa
  4. Jak pokonać opór zarządu przed wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania?

Kto to jest sygnalista

Sygnalista (z ang. whistleblower czyli „dmuchający w gwizdek”) to osoba bijąca na alarm, demaskująca działalność, która według niej jest najprawdopodobniej nielegalna lub nieuczciwa.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów nie definiuje kim jest sygnalista, ale daje nam pewne wskazówki, dzięki którym możemy ocenić, czy zgłaszający może zostać za sygnalistę uznany.

Po pierwsze – sygnalista działa w dobrej wierze i musi mieć uzasadnione podstawy, aby sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia.

Po drugie – zgłoszenie musi dotyczyć naruszeń prawa Unii Europejskiej w dziedzinach:

  • zamówień publicznych,
  • usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  • bezpieczeństwa transportu,
  • ochrony środowiska,
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  • bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  • zdrowia publicznego,
  • ochrony konsumentów,
  • ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych,
  • oraz wszelkich nieprawidłowości, które są sprzeczne z orzecznictwem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, jak również naruszeń mających wpływ na interesy finansowe UE lub na jej rynek wewnętrzny.

Po trzecie – zgłoszenie musi mieć związek z miejscem pracy. Sygnalistą może zostać każdy pracownik niezależnie od podstawy zatrudnienia, także osoba samozatrudniona, stażysta czy wolontariusz, jak również członek struktury korporacyjnej spółki (udziałowiec, akcjonariusz, członek organów zarządzających i nadzorczych) oraz pracownik zewnętrzny, na przykład podwykonawca albo dostawca.

Sygnalista czy donosiciel?

Donos dzieli społeczeństwo i powoduje utratę zaufania między ludźmi. Dlatego należy zdecydowanie oddzielić donosiciela od sygnalisty. Donosiciel działa w interesie własnym, sygnalista – w interesie wspólnym.

Przez negatywne skojarzenia wielu pracowników padło ofiarą tzw. kultury strachu. Widzą, że dzieje się coś niedobrego, ale nie reagują z obawy o własne bezpieczeństwo: boją się, że zostanie im przypięta metka donosiciela, staną się obiektem kpin, stracą szansę na awans, zostaną zwolnieni itd.

Dlatego pielęgnowanie takiego określenia jest w interesie tylko i wyłącznie oprawców. W ten sposób, zniechęcając do ujawnień, chronią samych siebie.

Jeśli nazywam kanał wewnętrzny w firmie narzędziem do donosów, albo mam coś na sumieniu albo daję podświadome przyzwolenie na zaistnienie nieprawidłowości. Na szczęście dyrektywa rozkłada ogromny parasol ochronny nad sygnalistą i – jeśli ten obawia się zgłoszenia wewnętrznego – daje mu furtkę w postaci kanału zewnętrznego, który ochroni jego tożsamość przed ujawnieniem (zna ją tylko odbiorca zgłoszenia).

Dla kogo narzędzie do sygnalizowania – co mówi dyrektywa

Wszystkie organizacje w sektorze prywatnym i publicznym zatrudniające powyżej 50 pracowników, są zobowiązane do wdrożenia kanału wewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń. Dla instytucji liczących ponad 250 pracowników, obowiązek wchodzi w życie od 17 grudnia 2021., mniejsze (50+ pracowników) otrzymały dodatkowe 2 lata na wdrożenie kanału do sygnalizowania.

Jak taki kanał powinien wyglądać? M.in. musi:

  • zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu
  • pozwalać na dwustronną komunikację – firma jest zobowiązana do potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz przekazania informacji zwrotnych dotyczących podjętych działań następczych
  • być zgodny z RODO

Twoja firma/organizacja jest mniejsza? Rozważ wdrożenie niezależnie od ilości pracowników. W ten sposób masz szansę, aby rozwiązać problem wewnętrznie, zanim sprawa zostanie zgłoszona do organów państwowych lub ujawniona publicznie.

Jak pokonać opór zarządu przed wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania?

Argumentów jest całkiem sporo, ale jeśli zarząd ma obawy związane z wprowadzeniem narzędzia do sygnalizowania, na początku należy wyjaśnić, że sygnalista nie jest donosicielem lecz przyjacielem firmy. Każda informacja na temat nieprawidłowości jest bardzo cenna: rzuca świtało na sprawy, o których nie mamy pojęcia, pokazuje obszary, które wymagają uwagi i mogą mieć wpływ na funkcjonowanie organizacji jako całości. Nieprawidłowości w firmach zakłócają ich prawidłowe działanie, uniemożliwiają rozwój (także finansowy).

Niewprowadzenie kanału wewnętrznego nie sprawi, że zgłoszeń nie będzie. Sygnalista może skorzystać z kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Z treści dyrektywy jasno wynika, że kanał zewnętrzny sprzyja pracownikowi. Zapewnia:

  • łatwy dostęp do informacji dotyczących warunków zgłoszenia nieprawidłowości, środków ochrony prawnej i procedur służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia
  • pomoc w kontaktach z wszelkimi odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi
  • pomoc prawną w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych, pomoc prawną w dalszych postępowaniach, a także doradztwo prawne lub inna pomoc prawna

Dodatkowo państwa członkowskie mogą wprowadzić przepisy przewidujące środki pomocy finansowej i wsparcia, w tym wsparcie psychologiczne.

Jeśli te argumenty okażą się niewystarczające, pozostaje jeszcze kwestia sankcji za niewprowadzenie postanowień dyrektywy o ochronie sygnalistów. Jak wysokie będą kary, o tym zadecyduje ustawodawca krajowy, możemy się jednak spodziewać, że będą równie dotkliwe jak te „rodowskie”.  

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1.