Uprawnienia użytkowników Sygnanet są różne i zależą od roli, jaka została im przypisana w systemie. Sygnanet może automatycznie przypisać zgłoszenie do konkretnego koordynatora/odbiorcy zgłoszeń. W tym celu należy spełnić jeden warunek.
Uprawnienia użytkowników w Sygnanet
Główny odbiorca zgłoszeń
Pełni najważniejszą rolę w systemie. Główny odbiorca zgłoszeń otrzymuje powiadomienia o wszystkich zgłoszeniach. Może na przykład odczytać zgłoszenie, zmienić jego status, korespondować z sygnalistą, ale także zarządzać ustawieniami, kategoriami i użytkownikami.
Odbiorca zgłoszeń
Odbiorca zgłoszeń otrzymuje powiadomienia o zgłoszeniach tylko z kategorii, które zostały mu przydzielone. Może: odczytać takie zgłoszenie, zmienić jego status i korespondować z sygnalistą. Odbiorca zgłoszeń może również odczytać inne zgłoszenie (z innej kategorii), które zostało mu udostępnione przez Głównego odbiorcę zgłoszeń.
Administrator
Administrator pełni rolę zarządzającą użytkownikami i kategoriami. Może to być tzw. „osoba techniczna” np. pracownik działu IT.
Audytor
Audytor ma tylko i wyłącznie wgląd w zgłoszenia (może je odczytać).
| Główny odbiorca zgłoszeń | Odbiorca zgłoszeń | Administrator | Audytor | |
|---|---|---|---|---|
| Powiadomienie o zgłoszeniu | TAK | TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp | ||
| Odczytanie zgłoszenia | TAK | TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp | Tak | |
| Zmiana statusu zgłoszenia | TAK | TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp | ||
| Korespondencja z sygnalistą | TAK | TAK* dla kategorii dla której otrzymał dostęp | ||
| Zarządzanie kategoriami | TAK | Tak | ||
| Zarządzanie użytkownikami | TAK | Tak |
Jak przypisać zgłoszenie do odbiorcy automatycznie?
Aby przypisać zgłoszenie do odbiorcy automatycznie, wystarczy dodać kategorie na formularzu zgłoszeniowym sygnalisty i powiązać odbiorcę zgłoszeń ze wskazaną kategorią. Jeżeli sygnalista wskaże kategorię i wyśle zgłoszenie, odbiorca zgłoszeń dla tej kategorii otrzyma powiadomienie na maila. Wówczas może zalogować się do systemu i od razu przystąpić do pracy. Tylko ten odbiorca, który jest powiązany z daną kategorią, ma dostęp do tego zgłoszenia i tylko temu odbiorcy zgłoszenie przypisane zostanie automatycznie.
Pamiętajmy, że do wszystkich zgłoszeń zawsze ma dostęp Główny odbiorca zgłoszeń. Na każdym etapie postępowania może on nadać dostęp kolejnemu odbiorcy do danego zgłoszenia. W każdej chwili może także ten dostęp odebrać.
Pamiętaj o potwierdzeniu odebrania zgłoszenia
Odbiorca zgłoszeń otrzymuje informację mailową, że w systemie oczekuje nowe zgłoszenie – musi się on zalogować i odebrać (odszyfrować) zgłoszenie, aby zmienił się jego status dla zgłaszającego (z wysłane do odebrane).
Zaznaczamy to, ponieważ samo wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z jego otrzymaniem. Zgłaszający w swojej skrzynce (indywidualne hasło i identyfikator otrzymuje w momencie wysłania zgłoszenia) do momentu odszyfrowania zgłoszenia przez odbiorcę zgłoszeń widzi status zgłoszenia jako wysłane. Nie jest to równoznaczne z zapoznaniem się ze sprawą (nie rozpoczyna to podanego w dyrektywie okresu na jej rozpatrzenie).
Jednocześnie nie rekomendujemy, aby odbiorca zgłoszeń zwlekał z odebraniem zgłoszenia, ponieważ zwiększa to ryzyko, że zgłaszający przekonany o złej woli odbiorcy, przekaże sprawę do organów zewnętrznych lub dokona ujawnienia publicznego (zgłoszenie wewnętrzne nie blokuje skorzystania z innych ścieżek zgłoszeniowych).
Sygnanet.pl – szyfrowany kanał do zgłaszania nadużyć w firmach i anonimowej komunikacji usprawniającej rozwój firm
Przeczytaj również:
Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?
By 
