Zastanawiasz się czy anonimowy system do zgłaszania nieprawidłowości sprawdzi się w Twojej organizacji i jak zareagują pracownicy? Przyjrzyj się tym badaniom!

Spis treści:

1. Kanał wewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń – kto musi wprowadzić
2. Anonimowe zgłoszenia – czy warto na nie zezwolić?
3. Jak (i dlaczego) zachęcić pracowników do informowania o nieprawidłowościach

Kanał wewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń – kto musi wprowadzić

Zgodnie z dyrektywą i ustawą o sygnalistach, wszystkie organizacje w sektorze prywatnym i publicznym zatrudniające powyżej 50 pracowników, są zobowiązane do wdrożenia kanału wewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń. Sektory finansowy, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, w przeciwieństwie do innych branż, muszą to zrobić bez względu na wielkość organizacji.

Wdrożenie kanału wewnętrznego do sygnalizowania warto przemyśleć niezależnie od wielkości instytucji. Mianowicie to jedyny sposób, aby uchronić firmę przed stratami finansowymi oraz utratą dobrego imienia.

Zamierzasz wdrożyć kanał wewnętrzny? Poniżej sprawdzisz do czego zobowiązuje Cię dyrektywa:

• Po pierwsze kanał ma zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu.
• Kanał powinien pozwalać także na dwustronną komunikację. Nie tylko ze względu na to, że firma jest zobowiązana do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (w terminie 7 dni od jego otrzymania). Także dlatego, że powinna przekazać informacje zwrotne dotyczące podjętych działań następczych (max. 3 miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia).
• Wyznacz bezstronną osobę lub wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami.
• Jesteś zobowiązany podjąć działania następcze.
• Zapewnij zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
• Zarchiwizuj zgłoszenia i dokumentację w zgodzie z RODO.
• Prowadź rejestr wszystkich zgłoszeń.

Anonimowy system do zgłaszania nieprawidłowości. Czy warto zezwolić na bezimienne zgłoszenia?

Dyrektywa i ustawa o sygnalistach są odpowiedzią na tzw. „kulturę strachu”. Kultura strachu to takie okoliczności, w których mamy wiedzę na temat nieprawidłowości, jednak boimy się o nich mówić ze strachu o samych siebie. Na przykład ze względu na obawę przed działaniami odwetowymi czy szykanami itd. Nie bez powodu sygnalista przez niektórych nazywany jest donosicielem. Cel jest taki, aby umniejszyć wagę zgłaszającego. Zawstydzenie go pozwoli bez konsekwencji działać na szkodę organizacji.

Badania pokazują, że:

• 82% sygnalistów padło ofiarą nękania
• 60% straciło pracę
• 10% usiłowało popełnić samobójstwo

Do głównych powodów, dla których pracownicy nic nie mówią, należą:

• 39% strach obawa o własne bezpieczeństwo
• 39% obawa o dalszy rozwój kariery
• 50% poczucie, że zgłoszenie podejrzeń nie wywoła reakcji
• 29% poczucie presji ze strony kierownictwa, by nie dokonywać zgłoszeń

Pojawia się pytanie: jak zachęcić pracowników do mówienia, gdy widzą niewłaściwe postępowanie w miejscu pracy?

Powinniśmy stworzyć takie środowisko, w którym ludzie czują się na tyle bezpiecznie, by zabrać głos. Postaraj się usunąć obawy. Anonimowy system do zgłaszania nieprawidłowości zapewnia komfort i bezpieczeństwo osobie, która decyduje się poinformować o nieprawidłowości.

Nie wierzysz? Zrób prosty test. Wprowadź anonimowe narzędzie i sprawdź ilu sygnalistów podpisze się imieniem i nazwiskiem pod zgłoszeniem. Możesz też zapytać samego siebie. Czy odważyłbym/abym się osobiście poinformować o nieprawidłowości lub wskazać na problem w mojej organizacji? 

Jak (i dlaczego) zachęcić pracowników do informowania o nieprawidłowościach

Jeszcze jedna ważna kwestia. Wdrożenie kanału do zgłoszeń to jedno, a zachęcenie pracowników do korzystania z niego, to zupełnie coś innego.

Podsumowując. Pracownik to najlepsze źródło informacji na temat tego, co dzieje się w Twojej firmie. Dlatego nie chodzi o to, aby wprowadzić narzędzie – bo tak każe dyrektywa czy ustawa – i udawać, że wcale go nie ma, aby nie mierzyć się z ewentualnymi problemami. Wręcz odwrotnie. Masz narzędzie – wykorzystaj je dobrze! To jak darmowe badanie rynku, opinia użytkownika, rekomendacja od dobrego kumpla – pozwala Ci tworzyć jeszcze lepsze środowisko pracy. A lepsze środowisko pracy to szybszy rozwój i większe dochody. Czy nie na tym właśnie Ci zależy…?

Więcej o sposobach na zachęcenie pracowników do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy pisaliśmy w tym artykule >>> https://blog.sygnanet.pl/informowanie-o-szkodliwych-zachowaniach-w-pracy/

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1.