Pracownicy są najlepszym źródłem informacji na temat tego, co dzieje się w Twojej organizacji. Wykorzystaj to! Zachęć ich do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy.
Informowanie o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy – jak się do tego przygotować?
1. Rozpocznij od wdrożenia programu informowania o problemach w miejscu pracy
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, wdróż program informowania o nieprawidłowościach. Taki program powinien zachęcać pracowników do wyrażania swoich obaw, wskazywać w jaki sposób można te obawy zgłosić, wyjaśniać co dalej dzieje się z takim zgłoszeniem oraz jakie środki zostaną podjęte w celu ochrony zgłaszającego przed działaniami odwetowymi.
Opracowanie programu ponadto obejmuje wdrożenie poufnego, anonimowego kanału dla sygnalistów oraz jasnego procesu dochodzeniowego. W ten sposób pokażesz pracownikom, że Twoja organizacja traktuje ich problemy z uwagą i chce zapobiegać podobnym sytuacjom w przyszłości.
2. Zorganizuj szkolenie dla pracowników
Kolejnym krokiem powinno być szkolenie dla pracowników z programu informowania o problemach w miejscu pracy. Co ważne – szkolenie powinni przejść wszyscy bez wyjątku.
Zwróć uwagę na te zagadnienia:
- Kto to jest sygnalista?
- Jak (i dlaczego) można wyrazić swoje obawy?
- Jakie problemy należy zgłaszać?
- Co dzieje się z raportem (według jakich kryteriów jest rozpatrywany)?
- Jak chronisz sygnalistów?
- Na czym polega anonimowe zgłoszenie?
Wykaż się empatią. Sygnalizowanie często traktowane jest jak donosicielstwo. Ze strachu przed odwetem sygnaliści rezygnują z informowania o sprawach, które są naprawdę ważne dla Twojej organizacji. Uspokój wszystkie obawy i dokładnie opowiedz jak firma chroni tożsamość sygnalisty.
UWAGA! Pamiętaj, że powinieneś zrobić dodatkowe szkolenie dla osoby, która będzie obsługiwać zgłoszenia o nieprawidłowościach (wymóg dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości).
3. Reaguj na każde zgłoszenie
Odpowiadaj na każdy raport, niezależnie od jego treści. W ten sposób dajesz jasny komunikat, że każdy głos jest ważny. Dodatkowo dwukierunkowa komunikacja ułatwia – w razie konieczności – otrzymanie dodatkowych informacji, niezbędnych do rozwiązania problemu.
Zwróć uwagę, że zgodnie z nową dyrektywą Unii Europejskiej w sprawie informowania o nieprawidłowościach, wymagane jest przekazywanie informacji zwrotnych do każdego zgłoszenia.
4. Zapobiegaj działaniom odwetowym
Jeśli chcesz otrzymywać od swoich pracowników wartościowe informacje o niepokojących sytuacjach, musisz zapewnić im ochronę przed działaniami odwetowymi. Ma to kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojego programu informowania o problemach w miejscu pracy.
Odwet na sygnalistach jest nielegalny (zdelegalizowany w całej UE na mocy dyrektywy o zgłaszaniu nieprawidłowości). Dyrektywa wprowadza obowiązek zapobiegania sytuacjom, w których osoby zgłaszające nieprawidłowości (jak również osoby pomagające takim osobom) mogą zostać zdemaskowane, zastraszane lub poddane jakimkolwiek innym formom odwetu.
Zniechęcanie pracowników do wyrażania swojej opinii nie spowoduje, że problemy organizacji znikną. Uciszanie prowadzi do frustracji, a ta szuka ujścia w innych miejscach. Pracownik może uciec się do znalezienia innego kanału, za pomocą którego będzie mógł podzielić się swoimi obawami: fora internetowe, media społecznościowe, a nawet prasa i Państwowa Inspekcja Pracy
By 
