Jak przygotować organizację na unijną dyrektywę w sprawie ochrony sygnalistów

Category : Sygnalista

Jak przygotować organizację na unijną dyrektywę w sprawie ochrony sygnalistów

Zostało niecałe 3 miesiące do wdrożenia w firmach kanałów do zgłaszania nieprawidłowości dla sygnalistów. Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów obejmie swoim działaniem niemal wszystkie firmy państwowe, prywatne oraz instytucje publiczne. Na mocy dyrektywy nowe regulacje będą wprowadzane w 2 terminach:

Od 17 grudnia 2021 roku:

podmioty publiczne
podmioty prywatne zatrudniające powyżej 250 pracowników
podmioty działające w sektorze finansowym bez względu na liczbę pracowników

Od 17 grudnia 2023 roku: podmioty prywatne zatrudniające 50-249 pracowników

Warto pamiętać o 5 minimalnych wymaganiach związanych z nowymi regulacjami:

Należy utworzyć bezpieczny kanał przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia należy przekazać do sygnalisty w terminie 7 dni
Należy wyznaczyć osoby lub zespól osób do wyjaśniania spraw zgłoszonych przez sygnalistę.
Należy prowadzić dokumentację każdego otrzymanego zgłoszenia od sygnalistów, zgodnie z wymogami poufności.
W ciągu 3 miesięcy należy dostarczyć sygnaliście informacje zwrotną zawierającą raport z otrzymanego zgłoszenia.

Poniżej w „pigułce” informacje o obowiązku wdrożenia od 17 grudnia 2021 dyrektywy o ochronie praw sygnalistów.

Jeśli jest taka potrzeba w Państwa organizacji zostawiamy link do umówienia się na prezentacje i testy rozwiązania Sygnanet.pl– szyfrowanego systemu do zgłaszania nieprawidłowości online: https://zapis.specfile.pl/sygnanet_kontakt

Umów się na prezentację 1:1

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wdrażania systemu Sygnanet:

Jakie pola zawierać będzie formularz zgłoszenia?

Formularz można dostosować do potrzeb organizacji. Standardowo zawiera okienko na treść zgłoszenia oraz wybór kategorii zgłoszenia (ustalanych przez Odbiorcę). Możliwe jest dołączanie załączników.

Czy zgłoszenia będą realizowane wyłącznie anonimowo?

Tak, choć opcjonalnie możemy dodać pola na wskazanie danych Sygnalisty.

Co zapewnia system?

System zapewni m.in. możliwość bezpiecznego przesłania / przekazania / pobrania potwierdzenia zgłoszenia oraz bezpieczną komunikację z Sygnalistą oraz funkcjonalności pozwalające chronić przede wszystkim pracodawcę m.in: historia operacji, potwierdzenia, rejestr zgłoszeń, raportowanie.

Czy i w jaki sposób zabezpieczona będzie treść (plik) z potwierdzeniem zgłoszenia?

Plik ze zgłoszeniem (i załącznikami) jest szyfrowany kluczem publicznym odbiorcy (ów) na urządzeniu sygnalisty (w przeglądarce) i w takiej postaci jest przekazywany na serwer. Do odbiorcy wysyłany jest mail z powiadomieniem o nowym zgłoszeniu. Proces szyfrowania i deszyfrowania zgłoszeń oparty jest o algorytmy RSA-4096 oraz AES-256, które są wykorzystywane na świecie do utajniania informacji i uznawane za standard w kryptografii ze względu na ich bezpieczeństwo. To rozwiązanie podwyższa bezpieczeństwo i przeciwdziała wyciekom zgłoszeń.

Czy system umożliwia także prowadzenie dalszej korespondencji? Jeżeli tak to: – w jaki sposób sygnalista będzie logował się do systemu?

Tak, system umożliwia i sprzyja poufnej komunikacji Sygnalista- Pracodawca. Po wprowadzeniu zgłoszenia generowane jest sygnaliście login i hasło, ponadto generowane są jemu klucze szyfrujące. W Potwierdzeniu przekazywane są dane logowania (login i hasło)oraz adres strony logowania. Szyfrowana jest również korespondencja zwrotna.

Jak zapewniono anonimowość sygnalisty?

Ani serwer Sygnanet ani poprzedzający go proxy nie zachowują (nie tworzą) logów transmisji. Niemożliwe jest dotarcie do danych o transmisji i zidentyfikowanie użytkownika.