Archiwizacja zgłoszeń w Sygnanet jest zgodna z przepisami i dłuższa niż 12 miesięcy. Nie pobieramy żadnych dodatkowych opłat za archiwizację. Po dodaniu zgłoszenia do archiwum, zgłoszenie pozostanie w nim tak długo, jak wskazuje na to ustawa.

Archiwizacja zgłoszeń w Sygnanet – jak to się odbywa?

Odbiorca zgłoszenia może po rozpatrzeniu zgłoszenia przekazać je do archiwum. System Sygnanet przechowuje wszystkie zgłoszenia w archiwum tak długo, jak jest to koniecznie (wymagane ustawowo).

Pamiętajmy, że wszystkie archiwizowane zgłoszenia przechowujemy w systemie postaci bezpiecznej czyli zaszyfrowanej.

Oczywiście Klient nie jest zobligowany do przechowywania dokumentacji w systemie Sygnanet, jednak mając na uwadze fakt bezpiecznej, szyfrowanej archiwizacji zgodnej z RODO, rekomendujemy taki sposób przechowywania zgłoszeń. 

Klient może też od razu po zamknięciu zgłoszenia pobrać zgłoszenie i archiwizować je w dowolnym miejscu – np. na dysku zewnętrznym czy w chmurze. Jeśli chcesz przechowywać zgłoszenia w innym miejscu, dla bezpieczeństwa firmy/organizacji rekomendujemy, aby przechowywać je w formie zaszyfrowanej.

Klient może przechowywać w archiwum dowolną liczbę zgłoszeń – nie wiąże się to z dodatkową opłatą.

Na czym polega archiwizacja zgłoszeń?

Archiwizowanie zgłoszeń w firmach polega na procesie ich przechowywania w sposób uporządkowany i zgodny z wymaganiami prawnymi oraz biznesowymi organizacji.

Archiwizowanie dokumentów zrealizujesz w różnych formach, takich jak przechowywanie fizyczne lub elektroniczne. Dla dokumentów fizycznych, archiwizowanie polega na przechowywaniu w dedykowanym pomieszczeniu lub magazynie. Zgłoszenia przekazywane przez Sygnanet (elektroniczne) możesz archiwizować bezpośrednio w systemie.

Ważne jest, aby dokumenty archiwizować w sposób uporządkowany. W ten sposób są łatwe do odnalezienia i przeglądania w przyszłości. Należy je także zabezpieczyć przed dostępem osób nieupoważnionych. W Sygnanet masz dostęp do uporządkowanych zgłoszeń archiwalnych. Wszystkie zgłoszenia przechowujemy w zaszyfrowanej formie, dlatego mają do nich dostęp tylko osoby upoważnione. Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem jest archiwizowanie dokumentów bezpośrednio w systemie.

---

Sygnanet.pl – szyfrowany kanał do zgłaszania nadużyć w firmach i anonimowej komunikacji usprawniającej rozwój firm