Wdrożenie kanału dla sygnalistów to ważny temat przede wszystkim dla średnich i dużych firm. Jeśli zatrudniasz więcej niż 50 pracowników, dyrektywa o sygnalistach obliguje Cię do wprowadzenia wewnętrznego systemu komunikacji do przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa UE. Taki kanał warto wprowadzić niezależnie od wielkości firmy czy instytucji. To najlepszy sposób, aby rozwiązywać problemy wewnętrznie, zanim wyjdą poza organizację. Ale… jak się do tego zabrać?

Spis treści:

1. Wybór i wdrożenie odpowiedniego kanału dla sygnalistów
2. Czy zezwolić na anonimowe zgłoszenia?
3. Szkolenia dla pracowników
4. Procedowanie zgłoszeń

Wybór i wdrożenie odpowiedniego kanału dla sygnalistów

Od czegoś trzeba zacząć. Rozejrzyj się po rynku i sprawdź oferty poszczególnych dostawców. Pamiętaj, że kanał wewnętrzny musi spełniać takie warunki:

• zapewniać poufność tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia i tożsamości osoby/osób podanych w zgłoszeniu
• chronić przed niepowołanym dostępem
• zapewniać dwustronną komunikację – zgodnie z dyrektywą należy potwierdzić przyjęcie zgłoszenia oraz poinformować sygnalistę o podjętych działaniach następczych
• być zgodny z RODO

Najczęściej spotykanym sposobem ochrony poufności treści zgłoszenia jest szyfrowanie. Zwróć uwagę na to, gdzie to szyfrowanie się odbywa. Jeśli na serwerze dostawcy usługi – nie zapewniasz poufności treści zgłoszenia. Zgłoszenie opuszcza urządzenie zgłaszającego w formie jawne i jest szyfrowane dopiero na serwerze. Czyli dostawca usługi ma dostęp do jego treści. Szyfrowanie powinno odbywać się na urządzeniu zgłaszającego.

Warto także wziąć pod uwagę fakt, że popularne „czarne skrzynki” w kuchni również tracą na znaczeniu. Nie pozwalają na dwustronną komunikację (nie wspominając o poufności zgłoszenia – monitoring!). To narzędzie nie może zostać uznane za wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń przez żadną szanującą się organizację.

Poufności nie zapewnia także formularz albo dedykowany adres email, ponieważ wiadomość jest przekazywana w postaci jawnej. Wystarczy, że skrzynka zostanie skompromitowana (wyciek hasła). Wówczas każdy, kto będzie w jego posiadaniu może zapoznać się z treścią przekazywanych zgłoszeń.

Zgłoszenia ustne są jak najbardziej dopuszczalne, ale niewygodne w realizacji. Należy np. spisać protokół (sprawdzony i podpisany przez sygnalistę) czy pobrać od zgłaszającego dane niezbędne do kontaktu zwrotnego. Pamiętajmy, że zgłoszenie ustne również podlega archiwizacji.

To jest istotne:

• sprawdź czy kanał jest łatwo dostępny (24 h, z każdego urządzenia), prosty w obsłudze, pozwala dodać załączniki (które mogą być dowodem w sprawie)
• upewnij się, że sygnalista otrzyma dowód wysłania zgłoszenia, bez tego system nie spełni swojej roli
• umówi się na prezentację z dostawcą usługi i sprawdź czy panel jest intuicyjny w obsłudze
• sprawdź kwestie dotyczące nadawania i odbierania uprawnień obiorcom zgłoszeń
• przyjrzyj się panelowi odbiorcy – jak wygląda zarządzanie sprawami
• zapytaj o sposób archiwizowania zgłoszeń i załączników
• dowiedz się jak wygląda kwestia wdrożenia (dla Twojego zespołu i pracowników)
• upewnij się, że wszystkie zgłoszenia i załączniki, które znajdują się w panelu są szyfrowane, dostęp do nich mają tylko wskazani odbiorcy zgłoszeń, a samo szyfrowanie nie odbywa się na serwerze dostawcy.

Zapamiętaj, że jeśli szyfrowanie odbywa się na serwerze dostawcy, na ten serwer trafia wiadomość w postaci jawnej – w ten sposób nie zapewniasz poufności zgłoszenia. Chyba, że nie przeszkadza Ci, że dostawca usługi może poznać treść zgłoszeń).

Czy zezwolić na anonimowe zgłoszenia?

Dyrektywa wymaga, aby zachować poufność tożsamości osoby zgłaszającej i osoby/osób, o których mowa w zgłoszeniu. Nie wymaga natomiast anonimowości. Problem w tym, że pracownicy boją się zgłoszeń pod własnym imieniem i nazwiskiem. Badania pokazują, że pracownicy nie mówią o nieprawidłowościach ponieważ:

• 39% obawia się o własne bezpieczeństwo
• 39% obawia o dalszy rozwój kariery
• 50% ma poczucie, że zgłoszenie podejrzeń nie wywoła reakcji
• 29% ma poczucie presji ze strony kierownictwa, aby nie dokonywać zgłoszeń

W takiej sytuacji wewnętrzny kanał do dokonywania zgłoszeń nie spełnia swojej roli, ponieważ pracownicy wolą zgłosić nieprawidłowość zewnętrznie (to chroni ich tożsamość) lub dokonać ujawnienia publicznego. A przecież w interesie pracodawcy jest to, aby problem został rozwiązany wewnątrz organizacji, bez kontroli organów państwowych czy szumu medialnego…

Anonimowe kanały zwiększają poczucie bezpieczeństwa, pozwalają pokonać barierę strachu, dają wyraźny znak zgłaszającemu, że interesuje nas problem jaki trzeba rozwiązać, a nie to, kto ten problem zgłasza. Jeśli pracownik czuje się swobodnie z mówieniem o nieprawidłowościach, dobrowolnie podpisze się pod zgłoszeniem.

Rozważ, czy nie dać pracownikowi w tym temacie wolnej ręki. Na formularzu zgłoszeniowy możesz poprosić o dane zgłoszeniowe opcjonalnie.

Szkolenia dla pracowników

W wielu krajach – także w Polsce – panuje przekonanie, że zgłaszająca jakąś nieprawidłowość osoba jest donosicielem. To wyobrażenie jest bardzo silnie zakorzeniona w naszym myśleniu i ma konotacje historyczne (zgłoszenie nieprawidłowości = nagroda, osoba wymieniona w głoszeniu = represja). Stajemy przed trudnym zadaniem, aby odczarować słowo sygnalista i nie dopuścić do tego, by budził on tak niefortunne skojarzenia.

Z pomocą jak zawsze przychodzi edukacja. Musisz szkolić pracowników nie tylko z obsługi kanału wewnętrznego, ale dać im jasno do zrozumienia, że zgłaszanie nieprawidłowości jest OK.

Co może pomóc?

Po pierwsze komunikacja ze zgłaszającym. Odpowiadaj na każde zgłoszenie i informuj o działaniach następczych – w ten sposób dajesz znać, że każde zawiadomienie jest dla Ciebie ważne.

Po drugie – daj możliwość anonimowych zgłoszeń lub pozwól zdecydować, czy pracownik chce zostawić swoje dane. To wyraźny znak, że interesuje Cię problem, a nie to, kto go zgłasza. Dzięki takiemu postępowaniu donosiciel i sygnalista nigdy nie będą traktowani tożsamo.

Procedowanie zgłoszeń

Jeszcze słowo o procedowaniu zgłoszeń. Dyrektywa mówi o obowiązku podjęcia działań następczych. Musisz ocenić prawdziwość zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz im zaradzić. Jak to zrobić? Przeprowadź dochodzenie wewnętrzne i postępowanie wyjaśniające, a jeśli to konieczne wnieś oskarżenie i podejmij działania w celu odzyskania środków lub zamknięcia procedury.

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie. Umów się na prezentację systemu Sygnanet 1 na 1.

---

Więcej informacji o sygnalistach i ich prawach oraz bezpłatna pomoc prawna dla sygnalisty dostępna na portalu „Pomoc dla sygnalisty”.