Ustawa o sygnalistach jest na ustach wszystkich zainteresowanych podmiotów już od 2021 roku. Tymczasem w ministerstwie wciąż trwają prace legislacyjne. Najnowsza, ostateczna wersja ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa pochodzi z 5 stycznia 2023 r. Aktualizujemy nowe obowiązki prawne i podpowiadamy, jak uniknąć dotkliwych kar.

• Ważne definicje
• Nowe obowiązki prawne
• Kto i kiedy musi wprowadzić nowe procedury
• Jakie sankcje za niedostosowanie się do nowych obowiązków

Ustawa o sygnalistach – ważne definicje

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa (tzw. ustawa o sygnalistach) jest odpowiedzią na unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów i powstała po to, aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa  czyli sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

Działania odwetowe zostało zdefiniowane w ustawnie o sygnalistach jako

Art. 2.2.

bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu, w tym wszczynanie uciążliwych postępowań przeciwko zgłaszającemu.

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może zostać:

• pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
• osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu osoby prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• stażysta,
• wolontariusz
• praktykant
• funkcjonariusz
• żołnierz zawodowy

Nowe prawo chroni przed działaniami odwetowymi nie tylko osobę zgłaszającą naruszenie, ale również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym (współpracownika, członka rodziny).

Ustawa o sygnalistach – nowe obowiązki prawne

Nowe prawo czyli ustawa o sygnalistach zobowiązują pracodawców do:

#1 Ustanowienia sposobu przyjmowania zgłoszeń. Na przykład elektronicznego kanału wewnętrznego.

#2 Ustanowienia procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze + o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń musi zapewnić:

• ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
• powinny także umożliwić dwustronną komunikację (ponieważ do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych).

Organizacja zobowiązana jest także do wyznaczenia bezstronnej osoby/wydział do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i zaradzeniu tym zarzutom (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury).

Pracodawca musi także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Należy również poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach oraz zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Polski ustawodawca wyznaczył do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych organ publiczny właściwy do przyjęcia zgłoszenia. Organ ten dokona wstępnej weryfikacji zgłoszenia i z należytą starannością podejmie działania następcze. Przekaże także zgłaszającemu informację zwrotną.

Jeśli zgłoszenie wewnętrzne lub/i zewnętrzne okaże się nieskuteczne, pracownik może dokonać ujawnienia publicznego. Ujawnienie publiczne polega na podaniu informacji o nieprawidłowościach do wiadomości publicznej czyli np. prasy albo telewizji.

Kto i kiedy musi wprowadzić nowe procedury w związku z ustawą o sygnalistach

Do przestrzegania postanowień ustawy o sygnalistach i dyrektywy są zobowiązane wszystkie podmioty publiczne i prywatne, przy czym:

• organizacje prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników
• organizacje publiczne zatrudniające co najmniej 50 pracowników
• sektory finansowy, transportu i ochrony środowiska niezależnie od wielkości

muszą wprowadzić odpowiednie procedury w terminie 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.

Organizacje prywatne zatrudniające od 50 do 250 pracowników muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2023 r.

Jakie sankcje za niedostosowanie się do nowych obowiązków

Za:

• uniemożliwianie/utrudnianie dokonania zgłoszenia: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku,
• podejmowanie działań odwetowych: kara pozbawienia wolności nawet do lat 3,
• naruszenie obowiązku zachowania poufności: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku,
• brak wewnętrznej procedury: grzywna.

Sygnanet to szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i zarządzania nimi. Wyeliminuj ryzyka finansowe, reputacyjne oraz prawne, koresponduj z sygnalistą za pomocą bezpiecznego kanału, zarządzaj zgłoszeniami za pomocą intuicyjnego systemu.

Nasz system jest zgodny z: Dyrektywą o sygnalistach UE, projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, RODO, Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Te artykuły mogą być dla Ciebie interesujące:

Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

4 sposoby na zachęcenie pracowników do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy