Category : Sygnalista

Sygnalista w Urzędzie. Czy instytucje publiczne mają obowiązek wprowadzić u siebie regulacje wewnętrzne dot. sygnalistów, nie czekając na ustawę o sygnalistach?

Sygnalista w Urzędzie. Czy instytucje publiczne mają obowiązek wprowadzić u siebie regulacje wewnętrzne dot. sygnalistów, nie czekając na ustawę o sygnalistach?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów zaczęła obowiązywać 17 grudnia 2021 roku. Zgodnie z jej przepisami, wszystkie podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym mają m.in. obowiązek ustanowienia kanału komunikacji i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych o nieprawidłowościach i podejmowania działań następczych. Polska ustawa nie jest jeszcze gotowa. Zatem pozostaje pytanie: czy sygnalista w Urzędzie jest chroniony przed działaniami odwetowymi, czy nie?

Sygnalista w Urzędzie – które urzędy muszą przygotować się na zmiany?

Zgodnie z dyrektywą, obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów w sektorze prywatnym i publicznym, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników, przy czym podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników muszą wywiązać się z obowiązku do 17 grudnia 2021, a podmioty zatrudniające od 50 do 250 pracowników otrzymały na to dodatkowe 2 lata.

Projekt ustawy (stan wiedzy na 21/01/22) wskazuje, że wszystkie instytucje publiczne, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników, będą musiały wprowadzić wspomniany kanał i procedury już w tym roku.   

Czy Urzędy powinny czekać na polską ustawę?

Wielu prawników wskazuje, że opóźnienie w przyjęciu polskiej ustawy nie wyłącza z konieczności stosowania dyrektywy bezpośrednio przez podmioty publiczne. Powołują się m.in. na wyrok Trybunału w sprawie van Duyn przeciwko Home Office, który mówi, że jeżeli przepisy dyrektywy są bezwarunkowe oraz wystarczająco jasne i precyzyjne, jej postanowienia mogą wyjątkowo odnosić bezpośredni skutek (tj. mogą być stosowana przez sądy krajowe i na ich podstawie mogą zapadać orzeczenia). Zauważmy również, że Polska nie transponowała dyrektywy w terminie, dlatego zastosowanie będzie miał również wyrok Trybunału w sprawie Pubblico Ministero przeciwko Tullio Ratti.

Dlatego mając na uwadze wymienione wyżej wyroki, warto skonsultować z prawnikiem czy nasza instytucja powinna bezpośrednio zastosować się do postanowień dyrektywy. Chodzi o to, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji braku kanału, takich jak zgłoszenie nieprawidłowości zewnętrznie lub ujawnienie ich publicznie.

Sygnalista w Urzędzie na przykładzie naszych klientów

Wiele firm – podmioty publiczne i prywatne, które są naszymi klientami –  wprowadziło kanał i ustanowiło procedury nie czekając ani na grudzień 2021, ani na prawo krajowe. Zadziało się tak z co najmniej z trzech powodów.

Po pierwsze, dyrektywa w jasny sposób określa obowiązki podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym, i na jej podstawie można wybrać właściwy dla organizacji kanał do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz ustanowić odpowiednie procedury.

Po drugie, polska ustawa zapewne będzie miała bardzo krótkie vacatio legis. Firmy i Urzędy mają świadomość, że zostawianie sprawy sygnalistów na ostatni moment nie służy organizacji. Wcześniejsze wdrożenie i szkolenia dla pracowników sprzyjają najlepszym wyborom w zakresie samego kanału i wdrożenia procedur dostosowanych po potrzeb firmy.     

Po trzecie wdrożenie systemu do zgłaszania nieprawidłowości prowadzi do wzmocnienia bezpieczeństwa finansowego firmy, skuteczniejszego zarządzania ryzykiem i efektywniejszego zarządzania organizacją oraz odgrywa kluczową rolę w zakresie ochrony reputacji firmy. Zwiększa się świadomość na ten temat, dlatego firmy chcą ułatwić dialog z pracownikami niezależnie od obowiązków prawnych.

O czym warto pamiętać?

  • Dyrektywa zobowiązuje do ustanowienia kanału i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych firmy 50+. Pamiętajmy jednak, że od 17 grudnia 2021 roku prawo chroni każdego sygnalistę, niezależnie od wielkości organizacji i zawsze może on skorzystać z kanału zewnętrznego lub dokonać ujawnienia publicznego. Dlatego każda organizacja, niezależnie od wielkości, powinna przemyśleć wdrożenie kanału wewnętrznego – w ten sposób ma szansę na wyjaśnienie nieprawidłowości zanim te „ujrzą światło dzienne”.
  • Pamiętajmy, że w samej ustawie zostaną raczej doprecyzowane kwestie dotyczące kanału zewnętrznego i sankcji za niewywiązanie się z postanowień dyrektywy. Ustawa może także poszerzyć zakres przedmiotowy zgłoszeń czy zwiększyć parasol ochronny nad sygnalistą. Zwróćmy jednak uwagę, że prawo krajowe na pewno tych uprawnień nie pomniejszy.

Przeczytaj także: Projekt Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa – co musisz wiedzieć >>> https://blog.sygnanet.pl/projekt-ustawy-o-ochronie-osob-zglaszajacych-naruszenie-prawa/

Category : Sygnalista

Sygnalizowanie w JST. Wewnętrzny kanał szyfrowany dla JST

Sygnalizowanie w JST. Wewnętrzny kanał szyfrowany dla JST

Sygnalizowanie w JST – dyrektywa o ochronie sygnalistów i ustawa o osobach zgłaszających naruszenia prawa, nakładają na jednostki samorządu terytorialnego nowe obowiązki. Jednym z nich jest ustanowienie wewnętrznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości.

Z tego artykułu dowiecie się Państwo:

  • Po co zostało ustanowione nowe prawo, kogo chroni i przed czym
  • Jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego
  • Wewnętrzny kanał do zgłaszania naruszeń prawa – jak spełnić obowiązek poufności
  • Do kiedy trzeba spełnić wymagania i kogo dotyczą
  • Jakie grożą sankcje za niezastosowanie się do nowych obowiązków

Sygnalizowanie w JST po co zostało ustanowione nowe prawo, kogo chroni i przed czym

Nowe prawo powstało aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.

Naruszenie prawa może zgłosić:

  • pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
  • osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • przedsiębiorca,
  • akcjonariusz lub wspólnik,
  • członek organu osoby prawnej,
  • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • stażysta,
  • wolontariusz

Wskazane osoby są chronione przed działaniem odwetowym czyli bezpośrednim lub pośrednim działaniem lub zaniechaniem, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu.

W ustawie znajdziecie Państwo cały katalog zachowań, które są mogą zostać uznane za niekorzystne traktowanie, m.in.: wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków, zastosowanie środka dyscyplinarnego, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia zatrudnienia w przyszłości czy groźbę.

Sygnalizowanie w JSTjakie nowe obowiązki zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego

Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE i polski ustawodawca zobowiązują jednostki samorządu terytorialnego do:

#1 Ustanowienia kanału wewnętrznego do zgłaszania naruszeń.

#2 Ustanowienia procedur przyjmowania zgłoszeń i działań następczych.

#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze + o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń musi zapewnić:

  • ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
  • dwustronną komunikację (do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych).

Ponadto JST zobowiązane są do wyznaczenia bezstronnej osoby/wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i zaradzeniu tym zarzutom (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury).

JST muszą także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Należy również poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach oraz zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Wewnętrzny kanał do zgłaszania naruszeń prawa – jak spełnić obowiązek poufności w JST

Wybierając kanał wewnętrzy jednostki samorządu terytorialnego powinny zwrócić uwagę czy gwarantuje on poufność treści zgłoszeń i załączników oraz w jaki sposób są przechowywane informacje w tym systemie i kto ma do nich dostęp. Przy pomocy kanału wewnętrznego będą wymieniane informacje, których treść ma pozostać wewnątrz organizacji, ma być znana tylko osobie zgłaszającej i osobie uprawnionej do rozwiązania problemu. Dlatego tak ważny jest wybór systemu, który zapewni organizacji bezpieczeństwo.

Jednostki samorządu terytorialnego powinny zwrócić uwagę, czy system pozwala na wymianę widomości kanałem szyfrowanym end-to-end, ponieważ tylko takie rozwiązanie gwarantuje pełną poufność zgłoszeń. Oznacza to, że tylko osoba wysyłająca i odbierająca zgłoszenie zna jego treść. Szyfrowanie end-to-end gwarantuje organizacjom, że nawet dostawca systemu nie ma dostępu do treści widomości i załączników.

JST powinny również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób zgłoszenia są przechowywane w samym systemie. Zgłoszenia szyfrowane chronią organizację przed skutkami wycieku danych – nawet, jeśli zostaną wyprowadzone na zewnątrz, to w postaci zabezpieczonej kluczem, nie trzeba się więc martwić, że ktoś pozna ich treść.   

Sygnalizowanie w JSTdo kiedy trzeba spełnić wymagania i kogo dotyczą

Do przestrzegania postanowień ustawy i dyrektywy są zobowiązane wszystkie jednostki samorządy terytorialnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Obowiązek należy spełnić do 17 grudnia 2021 r.

Taki sam obowiązek prawny muszą spełnić także podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników (do 17 grudnia 2021 r.) i zatrudniające od 50 do 250 pracowników (do 17 grudnia 2023 r.) oraz sektor finansowy niezależnie od wielkości (do 17 grudnia 2021 r.).

UWGA! Od 17 grudnia 2021 r. są chronione wszystkie osoby zgłaszające naruszenia prawa. Wprawdzie prawo mówi o kanale wewnętrznym do zgłaszania takich naruszeń, ale jeżeli organizacja takiego kanału nie ustanowi (np. jest mniejsza niż 50 pracowników) sygnalista może skorzystać z innych kanałów: kanału zewnętrznego lub ujawnić naruszenie publicznie.

Jakie grożą sankcje za niezastosowanie się do nowych obowiązków

Za utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, naruszenie obowiązku zachowania poufności, brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub ustanowienie procedury, która narusza „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych” (art. 29 ust. 1) grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Sygnanet to szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i zarządzania nimi. Wyeliminuj ryzyka finansowe, reputacyjne oraz prawne, koresponduj z sygnalistą za pomocą bezpiecznego kanału, zarządzaj zgłoszeniami za pomocą intuicyjnego systemu.

Nasz system jest zgodny z: Dyrektywą o sygnalistach UE, projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, RODO, Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Te artykuły mogą być dla Ciebie interesujące:

Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

4 sposoby na zachęcenie pracowników do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy

Category : Sygnalista

Dyrektywa o ochronie sygnalistów. Jak przygotować urząd na unijną dyrektywę

Dyrektywa o ochronie sygnalistów. Jak przygotować urząd na unijną dyrektywę

Dyrektywa o ochronie sygnalistów to potoczna nazwa Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej. Dyrektywa ta została opublikowana 26 listopada 2019 roku w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i weszła w życie 17 grudnia tego samego roku. Tym samym – od grudnia 2019 roku – państwa członkowskie UE mają dwa lata na wdrożenie w krajowych porządkach prawnych regulacji przewidujących nowe obowiązki dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych w zakresie obsługi i ochrony sygnalistów.

Z tego artykułu dowiecie się Państwo:

  • Jak dyrektywa o ochronie sygnalistów definiuje sygnalistę
  • Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista
  • W jaki sposób sygnalista może dokonać zgłoszenia
  • Jakie zmiany czekają podmioty publiczne w związku z Dyrektywą w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej
  • Kto i kiedy musi wdrożyć nowe przepisy
  • Jak przygotować urząd na unijną dyrektywę

Jak dyrektywa o ochronie sygnalistów definiuje sygnalistę

Dyrektywa o ochronie sygnalistów wskazuje, że sygnalistą jest osoba, która ujawnia działania niezgodne z prawem w swoim środowisku zawodowym.

Sygnalistą może zostać:

  • każdy pracownik, niezależnie od podstawy zatrudnienia (także osoby samozatrudnione, stażyści, wolontariusze),
  • członek struktury korporacyjnej spółki (także udziałowcy, akcjonariusze, członkowie organów zarządzających i nadzorczych),
  • pracownik zewnętrzny (wykonawca, podwykonawca, dostawca).

Sygnalista zgłasza naruszenie w kontekście związanym z pracą, a kontekst ten rozumiany jest bardzo szeroko i obejmuje także proces rekrutacji, negocjację umowy oraz zgłoszenia dokonywane po wygaśnięciu stosunku prawnego.

Sygnalista jest chroniony przed szeroko rozumianymi działaniami odwetowymi. Działaniem odwetowym może być m.in.: bezpodstawne zakończenie stosunku pracy, odmowa przedłużenia stosunku pracy lub blokowanie możliwości zatrudnienia u innych pracodawców, sabotowanie ścieżki rozwoju kariery zawodowej czy podważenie wiarygodności sygnalisty.

Należy pamiętać, że uruchomienie mechanizmów ochrony uzależnione jest od dobrej wiary sygnalisty. Oznacza to, że przekonanie o prawdziwości zgłaszanych informacji i ich związku z zakresem przedmiotowym Dyrektywy muszą być uzasadnione.

Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów

Zakres przedmiotowy Dyrektywy o ochronie sygnalistów w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej dotyczy naruszeń w dziedzinach:

  • zamówień publicznych,
  • usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  • bezpieczeństwa transportu,
  • ochrony środowiska,
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  • bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  • zdrowia publicznego,
  • ochrony konsumentów,
  • ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.

W jaki sposób sygnalista może dokonać zgłoszenia zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów

Dyrektywa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy sposoby zgłaszania naruszeń przez sygnalistów:

  • kanały wewnętrzne umożliwiające zgłoszenie w ramach struktur danej organizacji
  • kanały zewnętrzne w ramach wyznaczonych w tym celu organów administracji publicznej,
  • podanie informacji o naruszeniach do wiadomości publicznej.

Dyrektywa faworyzuje kanały wewnętrzne umożliwiające zgłoszenie w ramach struktur danej organizacji, ale decyzja o tym, który kanał informowania zostanie wybrany należy do sygnalisty. Oznacza to, że na przedsiębiorcy leży ciężar ukształtowania takiej procedury zgłaszania nieprawidłowości i kultury organizacji, aby sygnaliści preferowali kanały wewnętrzne przed organami publicznymi i mediami.

Jakie zmiany czekają podmioty publiczne w związku z Dyrektywą w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej

Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE zobowiązuje podmioty publiczne do:

#1 Ustanowienia kanału wewnętrznego do zgłaszania naruszeń.

#2 Ustanowienia procedur przyjmowania zgłoszeń i działań następczych.

#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze + o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń:

  • musi zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
  • musi zapewniać dwustronną komunikację (do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych).

Podmioty publiczne są zobowiązana także do wyznaczenia bezstronnej osoby/wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i zaradzeniu tym zarzutom (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury).

Podmioty publiczne muszą także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń.

Należy również poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach oraz zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Kto i kiedy musi wdrożyć nowe przepisy

Do przestrzegania postanowień ustawy i dyrektywy o ochronie sygnalistów są zobowiązane wszystkie podmioty prywatne i publiczne zatrudniające co najmniej 50 pracowników.

Dzięki projektowi Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wiemy już, że organizacje publiczne zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r.

Jednocześnie warto dodać, że:

  • organizacje prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r.
  • instytucje finansowe niezależnie od wielkości zatrudnienia muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r.
  • organizacje prywatne zatrudniające od 50 do 250 pracowników otrzymały dodatkowe dwa lata na implementację przepisów i muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2023 r.

Jak przygotować urząd na unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów

Wewnętrzny system sygnalizowania nadal budzi wśród pracodawców sprzeczne emocje i odbierany jest często jako zagrożenie, zamiast jako szansa dla organizacji. Tymczasem brak takiego narzędzia w urzędzie może doprowadzić do ujawnienia szkodliwych informacji na temat tego, co dzieje się w organizacji przed rozwiązaniem problemu wewnętrznie.

Jak przygotować urząd na unijna dyrektywę o ochronie sygnalistów? Zachęcamy do skorzystania ze sprawdzonej strategii, którą rozpisaliśmy w 5 krokach:

Krok 1: Zmień myślenie: wewnętrzny system sygnalizowania to szansa dla Twojej organizacji.

Krok 2: Wybierz system, który zapewnia poufność i ochroni Twoją organizację przed skutkami wycieku danych.

Krok 3: Rozważ możliwość sygnalizowania o nieprawidłowości anonimowo.

Krok 4: Przygotuj regulamin wewnętrzny i procedurę rozpatrywania zgłoszeń oraz zrób szkolenie dla pracowników.

Krok 5: Postępuj uczciwie, aby rozwiązać problem z pożytkiem dla sygnalisty i urzędu.

Krok 1: Zmień myślenie: wewnętrzny system sygnalizowania to szansa dla Twojej organizacji.

Przepisy dotyczące sygnalizowania nieprawidłowości w miejscu pracy zmieniają się na całym świecie na korzyść zgłaszającego. Tym samym – skoro sygnalista jest lepiej chroniony prawnie – zwiększa się prawdopodobieństwo, że niepokojące sytuacje ujrzą światło dzienne.

Dlatego tak ważna jest zmiana myślenia o sygnalizowaniu. Organizacje muszą zagwarantować pracownikom, że Ci mogą zgłosić swoje wątpliwości wewnętrznie, a ich zgłoszenie zostanie potraktowana poważnie. Inaczej dokonają zgłoszenia korzystając z kanału zewnętrznego lub ujawnią naruszenie publicznie, a organizacja poniesie konsekwencje reputacyjne, prawne i/lub finansowe.

Dlatego urząd musi podjąć decyzję, czy chce się dowiedzieć o nieprawidłowościach w pierwszej kolejności i zyskać możliwość rozwiązania problemu wewnętrznie, zanim dowiedzą się o nim inni. Jest to nierozerwalnie związane ze zmianą myślenia. Inaczej zgłoszenia wewnętrzne pozostaną jedynie zapisanym na papierze martwym przepisem. Jeżeli organizacja informuje, że wprowadza „kanał do donosów” zamiast „system do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach” uargumentowany wolą rozwiązywania problemów wewnątrz organizacji dla dobra każdego, nie ma szans, aby takie rozwiązanie się sprawdziło.

Krok 2: Wybierz system, który zapewnia poufność z ochroni Twoją organizację przed skutkami wycieku danych.

Wybierając kanał wewnętrzy organizacja powinna zwrócić uwagę czy gwarantuje on poufność treści zgłoszeń i załączników oraz w jaki sposób są przechowywane informacje w tym systemie i kto ma do nich dostęp. Przy pomocy kanału wewnętrznego będą wymieniane informacje, których treść ma pozostać wewnątrz urzędu, ma być znana tylko osobie zgłaszającej i osobie uprawnionej do rozwiązania problemu. Dlatego tak ważny jest wybór systemu, który zapewni organizacji bezpieczeństwo.

Urząd powinien zwrócić uwagę, czy system pozwala na wymianę widomości kanałem szyfrowanym end-to-end, ponieważ tylko takie rozwiązanie gwarantuje pełną poufność zgłoszeń. Oznacza to, że tylko osoba wysyłająca i odbierająca zgłoszenie zna jego treść. Szyfrowanie end-to-end gwarantuje organizacjom, że nawet dostawca systemu nie ma dostępu do treści widomości i załączników.

Urząd powinien również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób zgłoszenia są przechowywane w samym systemie. Zgłoszenia szyfrowane chronią organizację przed skutkami wycieku danych – nawet, jeśli zostaną wyprowadzone na zewnątrz, to w postaci zabezpieczonej kluczem, nie trzeba się więc martwić, że ktoś pozna ich treść.    

Krok 3: Rozważ możliwość sygnalizowania o nieprawidłowości anonimowo.

Wdrażając kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury na potrzeby zgłoszeń i procedowania ich, urząd powinien rozważyć możliwość sygnalizowania o nieprawidłowościach anonimowo.

Badania pokazują, że pracownicy często nie czują się na tyle swobodnie, aby rozmawiać o naruszeniach prawa w sposób jawny. Powody mogą być różne:

  • obawa przed zemstą po ujawnieniu informacji (złe traktowanie, degradacja etc.),
  • brak wiary w to, że problem zostanie rozwiązany,
  • naruszenia dotyczą kierownictwa wyższego szczebla/bezpośredniego przełożonego,
  • sprawa została już wcześniej zgłoszona, ale nic się nie zmieniło.

Zadaniem pracodawcy jest stworzenie takich warunków dla pracowników, aby Ci nie informowali o naruszeniach poza organizacją. Pracodawca musi dać wyraźny znak, że sygnalizowanie jest ok, a sygnalista jest traktowany poważnie. Takim znakiem jest możliwość w pełni anonimowego zgłoszenia swoich obaw i problemów. Anonimowe zgłoszenia przenoszą uwagę z tego kto zgłasza, na to co jest najważniejsze czyli treść zgłoszenia i wolę rozwiązania sprawy wewnątrz organizacji.

Krok 4: Przygotuj regulamin wewnętrzny i procedurę rozpatrywania zgłoszeń oraz zrób szkolenie dla pracowników.

Urząd musi przygotować regulamin wewnętrzny na potrzeby dokonywania zgłoszeń i poinformować o tym, w jaki sposób pracownicy mogą informować o naruszeniach prawa oraz jakie zgłoszenia (dotyczące jakich naruszeń) będą rozpatrywane za pomocą wskazanego kanału wewnętrznego. To bardzo ważne, pracownicy muszą wiedzieć (i rozumieć) o jakich naruszeniach prawa mowa oraz o ewentualnych innych naruszeniach, wynikających z wewnętrznych regulaminów organizacji. W ten sposób urząd będzie otrzymywała tylko ważne zgłoszenia, które mają bezpośredni wpływ na jego prawidłowe funkcjonowanie. 

Należy pamiętać, że prawodawca obliguje do poinformowania zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia (w ciągu 7 dni) i podjętych działaniach następczych (w ciągu 3 miesięcy). Pracownicy muszą wiedzieć, że otrzymają takie wiadomości od odbiorcy zgłoszeń.

Bardzo ważne jest również wprowadzenie procedury rozpatrywania zgłoszeń tj. oceny prawdziwości zarzutów i podjęcia działań następczych czyli zaradzeniu tym zarzutom (dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań mających na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury).

Krok 5: Postępuj uczciwie, aby rozwiązać problem z pożytkiem dla sygnalisty i urzędu.

Najtrudniejsza faza procesu sygnalizowania odbywa się po przyjęciu zgłoszenia. Dwustronny system komunikacji pozwoli firmie zgromadzić wszystkie informacje potrzebne do podjęcia dalszych działań. Niezależnie od tego, z jakim problemem urząd będzie miała do czynienia, należy postępować tak, aby rozwiązać go z pożytkiem dla sygnalisty i organizacji oraz zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości. Nierozwiązanie problemu w należyty sposób może skutkować zgłoszeniem zewnętrznym, a nawet ujawnieniem publicznym.

Sygnanet to szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i zarządzania nimi.

Wyeliminuj ryzyka finansowe, reputacyjne oraz prawne, koresponduj z sygnalistą za pomocą bezpiecznego kanału, zarządzaj zgłoszeniami za pomocą intuicyjnego systemu.

Nasz system jest zgodny z: Dyrektywą o sygnalistach UE, projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, RODO, Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Te artykuły mogą być dla Ciebie interesujące:

Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?

Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?

4 sposoby na zachęcenie pracowników do informowania o potencjalnie szkodliwych zachowaniach w miejscu pracy