Sygnalizowanie w JST – co to oznacza? Dyrektywa o ochronie sygnalistów i ustawa o osobach zgłaszających naruszenia prawa, nakładają na jednostki samorządu terytorialnego nowe obowiązki. Jednym z nich jest ustanowienie wewnętrznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości.
Z tego artykułu dowiecie się Państwo:
- Po co zostało ustanowione nowe prawo, kogo chroni i przed czym
- Jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego
- Wewnętrzny kanał do zgłaszania naruszeń prawa – jak spełnić obowiązek poufności
- Do kiedy trzeba spełnić wymagania i kogo dotyczą
- Jakie grożą sankcje za niezastosowanie się do nowych obowiązków
Sygnalizowanie w JST – dlaczego ustanowiono nowe prawo, kogo chroni i przed czym
Nowe prawo powstało po to, aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.
Naruszenie prawa może zgłosić:
- pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
- osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorca,
- akcjonariusz lub wspólnik,
- członek organu osoby prawnej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- stażysta,
- wolontariusz
Wskazane osoby objęto ochroną przed działaniem odwetowym. Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym. Działanie to narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu.
W ustawie znajdziecie Państwo cały katalog zachowań, które uznano za niekorzystne traktowanie. Należą do nich na przykład wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy czy obniżenie wynagrodzenia. A także wstrzymanie awansu i przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy. Ustawa chroni przed zawieszeniem w wykonywaniu obowiązków, zastosowaniem środka dyscyplinarnego, działaniem zmierzającym do utrudnienia znalezienia zatrudnienia w przyszłości czy groźbą.
Sygnalizowanie w JST – te obowiązki nałożono na jednostki samorządu terytorialnego
Dyrektywa o ochronie sygnalistów UE i polski ustawodawca zobowiązują jednostki samorządu terytorialnego do:
#1 Ustanowienia kanału wewnętrznego do zgłaszania naruszeń.
#2 Ustanowienia procedur przyjmowania zgłoszeń i działań następczych.
#3 Poinformowania pracowników o wewnętrznej procedurze i o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.
Kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń musi zapewnić:
- ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu
- uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
- ważne jest także zapewnienie dwustronnej komunikacji. Do 7 dni należy poinformować zgłaszającego, że zgłoszenie zostało przyjęte oraz do 3 miesięcy przekazać informacje zwrotną nt. działań następczych.
Ponadto JST zobowiązano do wyznaczenia bezstronnej osoby/wydział do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu. Wydział musi także zaradzić tym zarzutom. Chodzi o przeprowadzenie dochodzenia wewnętrznego, postępowania wyjaśniającego itd.
JST muszą także prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
Należy również poinformować pracowników o kanale wewnętrznym i obowiązujących procedurach. Pamiętaj, aby zapewnić także zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.
Wewnętrzny kanał do zgłaszania naruszeń prawa – jak spełnić obowiązek poufności w JST
Wybierając kanał wewnętrzy jednostki samorządu terytorialnego powinny zwrócić uwagę czy gwarantuje on poufność treści zgłoszeń i załączników. Bardzo ważne jest to w jaki sposób system przechowuje informacje i kto ma do nich dostęp. Przy pomocy kanału wewnętrznego wymieniamy informacje, których treść ma pozostać wewnątrz organizacji. Treść tą mają znać tylko zgłaszający i osoba uprawniona do rozwiązania problemu. Dlatego tak ważny jest wybór systemu, który zapewni organizacji bezpieczeństwo.
Jednostki samorządu terytorialnego powinny zwrócić uwagę, czy system pozwala na wymianę widomości kanałem szyfrowanym end-to-end. Tylko takie rozwiązanie gwarantuje pełną poufność zgłoszeń. Oznacza to, że tylko osoba wysyłająca i odbierająca zgłoszenie zna jego treść. Szyfrowanie end-to-end gwarantuje organizacjom, że nawet dostawca systemu nie ma dostępu do treści widomości i załączników.
JST powinny również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób zgłoszenia są przechowywane w samym systemie. Zgłoszenia szyfrowane chronią organizację przed skutkami wycieku danych. Nawet, jeśli zostaną wyprowadzone na zewnątrz, to w postaci zabezpieczonej kluczem. Nie trzeba się więc martwić, że ktoś pozna ich treść.
Sygnalizowanie w JST – do kiedy trzeba spełnić wymagania i kogo dotyczą
Do przestrzegania postanowień ustawy i dyrektywy są zobowiązane wszystkie jednostki samorządy terytorialnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Zgodnie z dyrektywą, obowiązek należało spełnić do 17 grudnia 2021 r.
Taki sam obowiązek prawny muszą spełnić także podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników (do 17 grudnia 2021 r.) i zatrudniające od 50 do 250 pracowników (do 17 grudnia 2023 r.) oraz sektor finansowy niezależnie od wielkości (do 17 grudnia 2021 r.).
UWGA! Od 17 grudnia 2021 r. są chronione wszystkie osoby zgłaszające naruszenia prawa. Prawo mówi o kanale wewnętrznym do zgłaszania takich naruszeń dla organizacji 50+. Jeżeli organizacja takiego kanału nie ustanowi, sygnalista może skorzystać z innych kanałów. Mamy na myśli kanał zewnętrzny lub ujawnienie naruszenia publicznie.
Jakie grożą sankcje za niezastosowanie się do nowych obowiązków
W projekcie ustawy z 5 stycznia 2023 r. zostały zastosowane przepisy karne. Za:
- utrudnianie dokonania zgłoszenia: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku,
- podejmowanie działań odwetowych: kara pozbawienia wolności nawet do 3 lat,
- naruszenie obowiązku zachowania poufności: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku,
- brak wewnętrznej procedury (albo procedurę niezgodną z ustawą): grzywna.
Sygnanet to szyfrowany, poufny i prosty w obsłudze system do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i zarządzania nimi. Wyeliminuj ryzyka finansowe, reputacyjne oraz prawne, koresponduj z sygnalistą za pomocą bezpiecznego kanału, zarządzaj zgłoszeniami za pomocą intuicyjnego systemu.
Nasz system jest zgodny z: Dyrektywą o sygnalistach UE, projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, RODO, Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Te artykuły mogą być dla Ciebie interesujące:
Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?
Whistleblowing. Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu systemu do zgłaszania nieprawidłowości?
By 
