Sygnaliści i nowe prawo, które ich dotyczy, nakłada na firmy i instytucje obowiązek wprowadzenia odpowiednich procedur i kanału do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. To budzi wiele emocji. Często pojawiają się wątpliwości, czy taka ochrona rzeczywiście przynosi więcej korzyści niż szkód. Sama postać sygnalisty kojarzy się w Polsce z donosicielem. Jednak, jak pokazują przykłady z innych krajów, system sygnalizowania problemów z powodzeniem działa na całym świecie. W tym artykule przyjrzymy się temu, jakie korzyści mogą przynieść firmom i jakie rozwiązania warto zastosować.

Sygnaliści – ich nie należy się obawiać!

Na szczęście to nie jest eksperyment. Sygnaliści i system sygnalizowania sprawdzają się z powodzeniem na całym globie. Wiele światowych afer w ostatnich latach zostało ujawnionych właśnie dzięki zgłaszającym. W Europie liderami zmiany są Szwecja i Dania. W Stanach Zjednoczonych stworzono nawet specjalny systemy wynagradzania dla sygnalistów. Pod koniec 2021 roku Amerykańska Krajowa Administracja Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego przyznała ponad 24 mln dolarów byłemu pracownikowi Hyundaia. Dostarczył on kluczowe dla rozwoju śledztwa informacje dotyczące wady konstrukcyjnej w jednym z produkowanych przez firmę silników. Dlatego nie ma potrzeby obawiać się, że system sygnalizowania może przynieść firmie więcej szkody niż pożytku.

Sygnaliści a system zachęt

W Polsce projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wspomina o zachętach dla sygnalistów za zgłaszanie naruszeń. Czy w Polsce sprawdziłby się model amerykański, w który sygnaliści otrzymują wynagrodzenie? – W kwestii wynagradzania za sygnalizowanie mam mieszane odczucia – mówi mec. Katarzyna Zalewska. – W kontekście naszej historii może to być źle postrzegane. Myślę, że w pierwszej kolejności należy się skupić na uświadamianiu o tym, iż sygnalizowanie problemów nie jest czymś złym, zwłaszcza w miejscu pracy. Później, gdy zostanie osiągnięta społeczne akceptacja, warto wrócić do takiego pomysłu.

Anonimowość zgłoszeń sygnalistów

Zachętą dla zgłaszających może być anonimowy system zgłaszania nieprawidłowości, który pozwala pracownikom czuć się bezpiecznie. W takim przypadku sygnalizowanie problemów uznaje się za coś pozytywnego. Firma skupia się na rozwiązaniu problemu, a nie na osobie, która go zgłasza. Z naszego doświadczenia wynika, że coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie (zdecydowanie ponad połowa).

Jednak ta kwestia może nadal budzić wątpliwości, na co wskazuje mec. Zalewska: – Odnosząc się do anonimowych zgłoszeń, trzeba na nie spojrzeć z perspektywy pracownika i pracodawcy. Pracownik czuje się bardziej bezpiecznie, gdy jego dane nie są powiązane ze zgłoszeniem, ale rodzi to również obawę o prawdziwość takich zgłoszeń. Anonimowo łatwiej o składanie takich nie do końca sprawdzonych informacji. Po stronie pracodawcy istnieje problem z identyfikacją, gdzie dokładnie tkwi przyczyna, dlaczego zgłoszenie dokonywane jest anonimowo. Na przykład czy wynika to z mobbingu w miejscu pracy, o którym nie wie. W przypadku anonimowych zgłoszeń trzeba znaleźć złoty środek, aby chronić pracodawcę i pracownika.

Korzyści dla firm – dlaczego warto wprowadzić ochronę sygnalistów?

Nie ulega wątpliwości, że omawiane zasady compliance, w tym ochrona sygnalistów, nie tylko wspierają postawy obywatelskie. Przede wszystkim pozwalają firmom należycie zarządzać ryzykami swojej działalności. – Wiele firm zadaje sobie pytanie, jakie są korzyści z wprowadzenia ochrony sygnalistów w ramach własnej struktury. Uważam, że zalety przeważają nad ewentualnymi wadami – mówi mec. Zalewska. – Przedsiębiorca wie, w jakich aspektach jego działalności źle się dzieje, co ma poprawić, na co zwrócić uwagę. Ta wiedza z punktu widzenia prowadzenia biznesu i unikania problemów prawnych jest bezcenna. Pozwala także unikać kłopotów wizerunkowych, które mogą okazać się szkodliwe dla firmy.

Dobre praktyki dotyczące ochrony sygnalistów

Wdrażanie programów etycznych oraz promowanie transparentnych standardów i współodpowiedzialności za dobro firmy i społeczeństwa to w Polsce nowość. Wewnętrzne kanały do zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko systemy wczesnego ostrzegania, ale także metoda na budowanie silnych organizacji. Ochrona sygnalistów przyczynia się do wykluczenia hamulców rozwojowych, ograniczenia rotacji pracowników oraz budowania niepodważalnej renomy firmy.

– Aby wypracować zasady ochrony sygnalistów i dokonywania zgłoszeń, które byłyby efektywne potrzebujemy na gruncie prawa, ale także relacji na linii pracownik-pracodawca pewnych zwyczajów, wzajemnego zrozumienia. – podkreśla mec. Zalewska. – Pracodawca musi zrozumieć, że zgłoszenia pracownika to nie jest wytykanie błędów, tam gdzie ich nie ma tylko próba zwrócenia uwagi na konkretne kwestie, które wymagają poprawy. Pracownik też musi mieć poczucie, że nie zostanie zlekceważony. Ale to wymaga kultury organizacyjnej, współpracy, ale także roli prawnika w przekazywaniu wszystkim zainteresowanym tego, co ich wiąże oraz w jakich granicach.

Termin wdrożenia tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów upłynął 17 grudnia 2021 r. Według danych GUS oraz PARP nowe regulacje mogą objąć nawet 20 tys. firm i 5 mln osób. Wprowadzenie ochrony sygnalistów przynosi wiele korzyści dla firm. Pozwalają m.in. na należyte zarządzanie ryzykami działalności oraz unikanie problemów prawnych i wizerunkowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat sygnalistów i procedur związanych z nowymi obowiązkami dla firm? Sprawdź Akademię Wiedzy Sygnanet. Znajdziesz tam m.in. webinar przygotowany przez mec. Katarzynę Zalewską „Ochrona sygnalistów. Kiedy sygnalista NIE JEST chroniony?”