Wzorce odpowiedzi to gotowe szablony, które możesz przygotować na potrzeby korespondenci ze zgłaszającymi nieprawidłowości w firmie.

W Sygnanet możesz korespondować z sygnalistą w poufny sposób niezależnie od tego, czy informację o zgłoszeniu wysłał do firmy anonimowo czy jawnie. Bez względu na formę, po wysłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje identyfikator i hasło do skrzynki odbiorczej sygnalisty, dzięki której może wymieniać poufne wiadomości z firmą.

Wzorce odpowiedzi – jakie dają możliwości

Do sygnalisty możesz wysłać dowolną poufną wiadomość (także z załącznikiem – dowolny format) za pomocą wewnętrznego komunikatora. Niektóre wiadomości będą jednak informacjami stałymi, które zazwyczaj wysyłasz do każdego zgłaszającego. Zapisz je jako szablony. Dzięki temu oszczędzasz czas, ponieważ nie musisz za każdym razem tworzyć tych samych treści.

Możesz skorzystać z naszych wzorców odpowiedzi: podziękowania za zgłoszenie; informacji, że przesłane zgłoszenie zostało sklasyfikowane jako SPAM; wiadomości o zakończeniu procedowania zgłoszenia, którą należy uzupełnić o informację zwrotną wg ustaleń firmowych.

Możesz także dodać dowolny, własny wzorzec. W tym celu: wpisz treść wiadomości, kliknij „zapisz jako wzorzec”, wybierz kolor przycisku i określ jego nazwę.

Przykładowe szablony

Przykładowe wzorce odpowiedzi w przypadku zgłoszenia o nieprawidłowości mogą obejmować:

1. Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Na przykład: „Pragniemy potwierdzić otrzymanie Twojego zgłoszenia dotyczącego potencjalnej nieprawidłowości. Zapewniamy Cię, że zostanie ono dokładnie przeanalizowane zgodnie z naszą procedurą.”
2. Prośba o dodatkowe informacje. Na przykład: „Dziękujemy za Twoje zgłoszenie. Czy mógłbyś dostarczyć nam więcej informacji, takich jak daty, nazwy osób lub miejsca, abyśmy mogli dokładnie zbadać sprawę?”
3. Informacja o postępach w badaniu sprawy. Na przykład: „Chcielibyśmy poinformować, że w chwili obecnej prowadzimy dochodzenie w sprawie zgłoszenia, które nam przesłano. Skontaktujemy się z Tobą w celu udzielenia dalszych informacji.”

Zalety posiadania takich wzorców odpowiedzi to przede wszystkim:

• Szybsza i bardziej efektywna obsługa zgłoszeń.
• Uniknięcie potencjalnych błędów w komunikacji z zgłaszającymi.
• Zapewnienie spójności w odpowiedziach udzielanych na różne kategorie zgłoszeń.
• Możliwość dostosowania odpowiedzi do specyficznych potrzeb firmy.

Chcesz sprawdzić jak działa system? Zamów bezpłatną prezentację:

Dowiedz się więcej: Wszystko o Sygnanet