Zgodnie z unijną dyrektywą, ustawa o sygnalistach powinna obowiązywać w Polsce już od 17 grudnia 2021 roku. Tymczasem w ministerstwie trwa praca nad wypracowaniem ostatecznej wersji projektu ustawy o sygnalistach. Podsumujmy propozycje z kwietnia.

Ustawa o sygnalistach – kto może zgłaszać nieprawidłowości

Osoba zgłaszająca/ujawniająca naruszenie prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Projekt ustawy o sygnalistach nie stosuje nazwy sygnalista. Kontekst związany z pracą rozumiany jest bardzo szeroko i dotyczy:

• pracownika,
• pracownika tymczasowego,
• osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorcy,
• akcjonariusza lub wspólnika,
• członka organu osoby prawnej,
• osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• stażysty,
• wolontariusza,
• praktykanta,
• funkcjonariusza,
• żołnierza zawodowego.

Projekt ustawy o sygnalistach wskazuje, że ochroną mają być objęte także osoby, które uzyskały informację o naruszeniu prawa przed nawiązaniem stosunku pracy lub gdy taki stosunek już ustał.

Pamiętajmy, że aby zostać objętym ochroną należy mieć uzasadnione podstawy, że treść zgłoszenia/ujawnienia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia/ujawnienia.

Dane zgłaszającego muszą pozostać poufne.

Ustawa o sygnalistach – zgłoszenia wewnętrzne w myśl projektu

Ustawa o sygnalistach z kwietnia br. (projekt) zobowiązuje podmioty publiczne i prywatne do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura ma określać wile kwestii. Na przykład obowiązek wyznaczenia wewnętrznej jednostki organizacyjnej, która będzie przyjmowała zgłoszenia (może to być także upoważniony do tego podmiot zewnętrzny). Należy w niej również wskazać sposób przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego. Ważne jest także wyznaczenie bezstronnej, wewnętrznej jednostki, która będzie podejmowała działania następcze (czyli weryfikowała zgłoszenie i kontaktowała się ze zgłaszającym). Warto wspomnieć, że może to być ta sama jednostka, która przyjmuje zgłoszenia, z zastrzeżeniem, że zapewnia ona bezstronność.

Nie zmieniły się terminy. Odbiorca zgłoszenia ma 7 dni na potwierdzenie przyjęcia i 3 miesiące na przekazania informacji zwrotnej zgłaszającemu.

Firmy muszą zapewnić swoim pracownikom zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych) oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura wewnętrzna może oczywiście dodatkowo podjąć dodatkowe kwestie. Na przykład zgłaszanie innych naruszeń czy określenie systemu zachęt do korzystania z kanału wewnętrznego, aby uchronić firmę przed zgłoszeniami zewnętrznymi.

Sposoby przekazywania zgłoszeń w firmie wg. ustawy o sygnalistach

Zgłoszenia można składać ustnie (także telefonicznie) lub w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli zdecydujecie się Państwo na zgłoszenia telefoniczne, warto wziąć pod uwagę, że muszą one zostać nie tylko nagrane. Muszą także pozwalać firmie na ich późniejsze wyszukanie lub umożliwiać dokładną transkrypcję. Sygnalista ma prawo do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. Takie same zasady mają zastosowanie w przypadku zgłoszeń ustnych. Decydując się na tradycyjne kanały wewnętrzne pamiętajmy o zachowaniu poufności i przestrzeganiu przepisów RODO.

Ustawa o sygnalistach a zapewnienie poufności

Procedura wewnętrzna i związane z tym przetwarzanie danych osobowych muszą uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom. Muszą również zapewniać ochronę poufności tożsamości zgłaszającego i osoby/osób, której dotyczy zgłoszenie. Złamanie tej zasady grozi grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Ponadto osoby wskazane do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych muszą otrzymać pisemne upoważnienie. Są także obowiązane do zachowania tajemnicy, także po ustaniu stosunku pracy.

Warto zaznaczyć, że wskazane sankcje nie dotyczą osób przyjmujących/weryfikujących zgłoszenia, a kadry zarządzającej (właścicieli, członków zarządu etc.).

Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Takie zgłoszenie przyjmie Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

Jeśli głoszenie dotyczy naruszenia prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje je do właściwego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W innym przypadku RPO może powiadomić zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem należy do trybu podlegającego przepisom odrębnym, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona w innym trybie do rozpatrzenia właściwym organom.

W dwóch przypadkach zgłaszający może także dokonać ujawnienia publicznego:

• gdy dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i we skazanym ustawowo terminie na przekazanie informacji zwrotnej nie została przekazana ta informacja i nie zostały podjęte działania następcze,
• gdy dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego organ ten nie podjął żadnych odpowiednich działań następczych lub nie przekazał zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:

• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe,
• w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.

Dla kogo nowe przepisy?

Przepisy stosuje się do podmiotów prawnych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Jednocześnie, realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób, następuje do dnia 17 grudnia 2023 r.

Zatem wszystkie podmioty prywatne zatrudniające 250+ pracowników i podmioty prawne, zatrudniające więcej niż 50 pracowników, są zobowiązane ustawą od momentu jej wejścia w życie.  

Próg ten nie ma zastosowania do podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Te podmioty muszą ustanowić procedurę wewnętrzną bez względu na ilość zatrudnianych pracowników.

Należy jednak pamiętać o jednym: sygnaliści są chronieni przed działaniami odwetowymi niezależnie od wielkości organizacji, na rzecz której świadczą pracę. Oznacza to, że jeśli pracownik posiada informacje o naruszeniu prawa, a firma dla której pracuje nie ma stosowanego kanału, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do RPO i jest chroniony przed działaniami odwetowymi na mocy ustawy.

Sankcje

Za niezastosowanie się do postanowień ustawy grożą sankcje. Ustawodawca przewiduje: Za:

• utrudnianie dokonania zgłoszenia: grzywnę albo karę ograniczenia wolności,
• stosowanie przemocy, gróźb lub podstępu oraz działania odwetowe: grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2,
• stosowanie łącznie więcej niż 2 działań odwetowych: karę pozbawienia wolności do lat 3,
• naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia, lub osób wymienionych w zgłoszeniu: grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku,
• nieustanowienie procedury wewnętrznej: grzywnę.

Sygnalista, wobec którego pracodawca lub druga strona stosunku prawnego dopuści się działań odwetowych, ma także prawo do odszkodowania.

Jeżeli czekacie Państwo na projekt polskiej ustawy aby wprowadzić stosowaną procedurę, warto mieć na uwadze, że nie przyjęcie do porządku prawnego ustawy w celu implementacji dyrektywy, nie oznacza, że sygnaliści nie mają możliwość domagania się ochrony powołując się wprost na dyrektywę. Stoi to w zgodzie z zasadą bezpośredniego skutku prawa Unii Europejskiej.

Zobacz także:

Pierwszy projekt ustawy o sygnalistach