Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w budowaniu bezpiecznego środowiska pracy. Prawidłowe wyjaśnianie ich zgłoszeń jest jednym z najważniejszych etapów procedury compliance. Webinar „Sygnaliści praktycznie – wyjaśnianie zgłoszenia krok po kroku” pokazał, jak skutecznie i bez chaosu prowadzić postępowanie wyjaśniające, zachowując kontrolę nad każdym etapem.

Sygnaliści a kontrola nad dokumentacją i procesem

Prowadząca webinar, mec. Katarzyna Abramowicz, podkreśliła, że sukces w wyjaśnianiu zgłoszeń sygnalistów opiera się na pełnej kontroli dokumentacji. Wyjaśnianie nie polega wyłącznie na rozmowach czy analizie zgłoszenia. To przede wszystkim rzetelne udokumentowanie każdego kroku: od pierwszego zgłoszenia, przez korespondencję, po końcowe decyzje. Przechowywanie dokumentów w jednym, bezpiecznym systemie znacząco zmniejsza ryzyko błędów i utraty dowodów. Umożliwia także szybkie odtworzenie całej sprawy w razie kontroli lub postępowania sądowego.

Sygnaliści i struktura postępowania wyjaśniającego

W webinarze pokazano, jak krok po kroku prowadzić postępowanie w oparciu o przykładowe zgłoszenie dotyczące potencjalnego nadużycia finansowego. Omówiono m.in.:

• ocenę konkretności zgłoszenia,
• przygotowanie pytań do sygnalisty,
• zbieranie i analizę dowodów (faktur, umów, rozeznania rynkowego),
• komunikację z działem księgowości i dostawcą,
• tworzenie notatek prywatnych i publicznych w systemie,
• budowanie protokołu i rejestru działań.

Mec. Abramowicz podkreśliła też znaczenie terminowego reagowania – wysyłania potwierdzeń zgłoszenia oraz odpowiedzi do sygnalistów w ustawowych terminach.

Sygnaliści – znaczenie automatyzacji i systemów

Automatyzacja i odpowiednie narzędzia (jak systemy typu whistleblowing) ułatwiają prowadzenie postępowań, zwiększają bezpieczeństwo danych i ograniczają ryzyko błędów ludzkich. Historia działań w systemie, automatyczne szyfrowanie dokumentów, wygodne rejestrowanie wszystkich aktywności – to elementy, które wspierają zespoły odpowiedzialne za wyjaśnianie zgłoszeń sygnalistów.