Jak zakończyć procedowanie zgłoszenia? Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa zakłada obowiązkowe prowadzenie rejestru zgłoszeń, który zawiera m.in. informację o zakończeniu zgłoszenia. W Sygnanet ten proces został zautomatyzowany. Co to oznacza?

• Gdy zakończysz procedowanie zgłoszenia kliknij „Zakończ zgłoszenie”. Zgłoszenie automatycznie trafi do zakładki Zgłoszenia > Zakończone.
• Informacja o zakończeniu procedowania zgłoszenia pojawi się automatycznie w rejestrze zgłoszeń.
• Zgłoszenie zakończone nadal pozostaje „w toku”. Oznacza to, że możesz uzupełnić wszystkie elementy protokołu końcowego, których nie sposób opisać zaraz po zakończeniu zgłoszenia, takie jak rekomendacje czy status ich wykonania. Możesz także nadal korespondować ze zgłaszającym. Zakładamy, że może chcieć podziękować Ci za zajęcie się zgłoszeniem albo poinformować, że podjęte działania następcze nie przyniosły rezultatu. Jeśli chcesz udostępnić to zgłoszenie innemu odbiorcy, np. aby pokazać jaką metodykę rozpatrywania zgłoszeń przyjęliście w firmie lub na wypadek kontroli z zewnątrz, zrób to! Taki użytkownik będzie miał dostęp do wszystkich plików zgłoszenia, historii czy notatek. Gdy będziesz chciał usunąć zgłoszenie z toku spraw, po prostu dodaj je do archiwum.
• Pamiętaj, że zakończone zgłoszenie w każdej chwili możesz ponownie otworzyć.
• Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa zakłada także obowiązek wskazania w rejestrze zgłoszeń przedmiotu naruszenia i podjętych działań następczych. Jeśli nie uzupełnisz tych informacji przed zakończeniem zgłoszenia, system przypomni Ci o tym. Oczywiście możesz zakończyć zgłoszenie bez ich wypełnienia. Niemniej jednak rekomendujemy uzupełnienie tych pól, aby pozostać w zgodzie z polskim prawem.

Zakończenie procedowania zgłoszenia. Kiedy i dlaczego jest ważne?

Zakończenie procedowania zgłoszenia jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze, pozwala na wyciągnięcie wniosków i podjęcie działań, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości. Daje także poczucie zakończenia procesu dla zarówno zgłaszającego, jak i osób odpowiedzialnych za rozpatrzenie sprawy. Po trzecie może pomóc w utrzymaniu dobrego wizerunku firmy. Pokazuje, że organizacja jest skłonna do słuchania swoich pracowników i podejmowania działań w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Procedowanie zgłoszenia powinno być zakończone, gdy wszystkie niezbędne kroki zostały podjęte, a wnioski wyciągnięte. Na tym etapie powinno zostać przygotowane protokół końcowy, który opisuje proces m.in. wynik postępowania oraz podjęte działania. Następnie należy poinformować zgłaszającego o wyniku postępowania i podjętych działaniach.

Ważne jest, aby zakończenie procedowania zgłoszenia było przeprowadzone w sposób profesjonalny i dokładny, aby zapobiec wszelkim nieporozumieniom i zagwarantować, że cały proces został zakończony w sposób satysfakcjonujący dla wszystkich stron.

Chcesz sprawdzić jak działa system? Zamów bezpłatną prezentację:

Dowiedz się więcej: Wszystko o Sygnanet