Sygnaliści są objęci nowymi regulacjami od 25 września 2024 roku. Organizacje musiały odpowiednio przygotować się na zmiany. Webinar „Ustawa o sygnalistach: sygnaliści – ostatnia prosta. Czy Twoja firma jest gotowa na wejście ustawy?” prowadzony przez radcę prawnego dr Monikę Wieczorek, miał na celu przekazanie praktycznej wiedzy, jak skutecznie wdrożyć obowiązki wynikające z ustawy i przygotować firmę na nowe wymagania.

Sygnaliści i proces wdrożenia – od czego zacząć?

Webinar podkreślał, że przygotowanie systemu ochrony sygnalistów nie zaczyna się od napisania procedury, lecz od analizy potrzeb organizacji (audytu wstępnego). Kluczowe kroki obejmują:

• ocenę stanu obecnych procedur,
• wyznaczenie zespołu wdrożeniowego i zaangażowanie zarządu,
• budowę procedury zgłoszeń wewnętrznych i rejestru zgłoszeń,
• konsultacje procedury ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników,
• przeszkolenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń,
• testowanie narzędzi zgłoszeniowych przed uruchomieniem systemu.

Dr Monika Wieczorek mocno podkreśliła, że system ochrony sygnalistów musi być szyty na miarę organizacji. Gotowe wzory są niewystarczające bez dostosowania do specyfiki firmy.

Sygnaliści a obowiązki formalne i terminy

Ekspertka omówiła praktyczne aspekty związane z wejściem ustawy. Należy pamiętać, że ustawa weszła w życie 25 września 2024 r. Ważne jest zapewnienie odpowiedniej komunikacji i szkoleń dla pracowników oraz osób współpracujących.

Sygnaliści i dokumentacja – co musi zawierać procedura?

Podstawowe elementy procedury obejmują:

• sposoby dokonywania zgłoszeń (np. platforma szyfrowana),
• zasady przyjmowania zgłoszeń anonimowych,
• terminy potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (7 dni) i udzielenia informacji zwrotnej (3 miesiące),
• sposób postępowania z dowodami,
• działania następcze i prowadzenie rejestru zgłoszeń,
• informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Webinar zwraca także uwagę na konieczność dostosowania klauzul informacyjnych RODO, zapewnienia szkoleń dla odbiorców zgłoszeń oraz przegląd polityk wewnętrznych.

Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś postanowień ustawy w swojej organizacji, koniecznie zobacz ten webinar i sprawdź z checkistą, jakie kwestie musisz wziąć pod uwagę.