Ochrona sygnalistów w pytaniach i odpowiedziach. Najważniejsze informacje, które musisz posiadać, jeśli jesteś przedsiębiorcą i nie wdrożyłeś jeszcze postanowień ustawy o sygnalistach. 

Kto to jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości (naruszenia prawa), z którymi miała styczność w miejscu pracy lub w związku z wykonywaną działalnością. Może to być m.in.:

• pracownik (także tymczasowy),
• osoba na umowie cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• członek zarządu,
• stażysta, wolontariusz,
• żołnierz czy funkcjonariusz służb państwowych.

Co ważne, sygnalistą może być także osoba, która dopiero ubiegała się o pracę lub współpracowała z daną firmą w przeszłości oraz podwykonawca. Kluczowy jest tutaj „kontekst zawodowy”, który musi występować pomiędzy osobą zgłaszającą i adresatem zgłoszenia (firmą).

Co może zgłosić sygnalista?

Sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa, w tym m.in.:

• korupcję,
• łamanie zasad zamówień publicznych,
• oszustwa finansowe,
• zagrożenia dla zdrowia, życia i środowiska,
• naruszenia praw konsumentów, ochrony danych osobowych i prywatności,
• nadużycia w zakresie bezpieczeństwa produktów i usług,
• naruszenia praw człowieka.

Dokładny katalog naruszeń określa ustawa o ochronie sygnalistów. Warto wspomnieć, że pracodawca może rozszerzyć katalog naruszeń o inne nieprawidłowości.

Na czym polega ochrona sygnalistów?

Ochrona sygnalistów polega na tym, że zgłaszający nie może zostać ukarany za dokonanie zgłoszenia. Pracodawca nie może go zwolnić, zdegradować, obniżyć pensji, zastraszać, wykluczać ani traktować gorzej.

Działania odwetowe mogą przyjąć różne formy, np.:

• zwolnienie lub niewydłużenie umowy,
• odmowa awansu,
• obniżenie wynagrodzenia,
• negatywne opinie,
• przeniesienie na gorsze stanowisko,
• mobbing lub dyskryminacja.

Jeśli sygnalista doświadczy odwetu, może dochodzić swoich praw, a firma może zostać ukarana.

Jakie są sposoby (ścieżki) przekazywania zgłoszeń o nieprawidłowościach? Które dotyczą przedsiębiorców?

Istnieją trzy ścieżki zgłoszeń:

1. Wewnętrzna – do pracodawcy (czyli do firmy, jeśli wdrożyła procedurę zgłoszeń).
2. Zewnętrzna – do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego (np. do prokuratury, UOKiK, KNF, PIP, w zależności od sprawy).
3. Ujawnienie publiczne – np. do mediów, ale tylko w określonych sytuacjach (np. gdy zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne nie przyniosło skutku).

Które dotyczą przedsiębiorców?
Przedsiębiorców dotyczy przede wszystkim ścieżka wewnętrzna, bo muszą zapewnić możliwość zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz firmy (jeśli spełniają kryteria do wdrożenia ustawy). Warto podkreślić, że sygnalista nie ma obowiązku, aby w pierwszej kolejności skorzystać ze ścieżki wewnętrznej. Zatem to w interesie firmy pozostaje wdrożenie takiej procedury i kanału zgłaszania nieprawidłowości, aby sygnaliści wybierali tę ścieżkę w pierwszej kolejności. To może zapobiec eskalacji problemu na zewnątrz i dać przedsiębiorcy możliwość szybkiego rozwiązania sytuacji.

Kto musi wdrażać postanowienia ustawy?

Ustawa dotyczy firm i instytucji, które zatrudniają co najmniej 50 osób.

• Dotyczy każdej firmy, organizacji czy instytucji publicznej, jeśli zatrudnia przynajmniej 50 osób.
• Bez względu na liczbę pracowników, obowiązuje firmy działające w sektorach objętych szczególnymi regulacjami, np. usługi finansowe, ochrona środowiska czy przeciwdziałanie praniu pieniędzy.

Jak firma musi się przygotować, co zrobić, by wdrożyć postanowienia ustawy?

Każda firma, która podlega ustawie, musi:

• Opracować procedurę zgłaszania naruszeń – czyli określić, kto przyjmuje zgłoszenia, jak można je zgłaszać i co się z nimi dzieje.
• Zapewnić poufność i ochronę sygnalistów.
• Prowadzić rejestr zgłoszeń (przechowywać dane przez 3 lata).
• Podjąć działania następcze – czyli sprawdzić zgłoszenie i odpowiednio zareagować.

Jakie są sankcje za niewdrożenie?

Jeśli firma nie wdroży wymagań ustawy, grożą jej kary finansowe i odpowiedzialność karna, nawet do 3 lat więzienia.

Podsumowanie – co musi zrobić przedsiębiorca?

W pierwszej kolejności policz pracowników. Podlegasz ustawie, jeśli zatrudniasz 50+ osób lub działasz w regulowanej branży.

Następnie opracuj i wdróż procedurę przyjmowania zgłoszeń. Wyznacz (pisemnie) osobę lub osoby, które będą przyjmować zgłoszenia oraz sposób (kanał) ich przyjmowania. Nie zapomnij poinformować o wszystkim pracowników, najlepiej zrób szkolenie, żeby zminimalizować zgłoszenia zewnętrzne.

Zadbaj o poufność treści zgłoszeń i osób wymienionych w zgłoszeniu, a także zagwarantuj ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

Pamiętaj, że musisz prowadzić rejestr wszystkich zgłoszeń (rejestr posiada konkretne elementy, wymienione przez ustawodawcę). Dane należy przechowywać przez okres 3 lat.

Obsługuj zgłoszenia i pokazuj, że rozwiązujesz sprawy, które zostały Ci zgłoszone.

Potrzebujesz więcej informacji na temat ochrony sygnalistów? Sprawdź naszą Akademię Wiedzy.