Wewnętrzny kanał do anonimowych zgłoszeń dla funduszy inwestycyjnych to obowiązek wynikający z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Fundusze inwestycyjne są zobowiązane do wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów z zakresu tego aktu prawnego.

W art. 2. 1., punkt siódmy czytamy:  Instytucjami obowiązanymi są: fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, zarządzający ASI, oddziały spółek zarządzających oraz oddziały zarządzających z Unii Europejskiej znajdujące się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (Dz. U. z 2020 r. poz. 95 i 695).

Wewnętrzny kanał do anonimowych zgłoszeń dla funduszy inwestycyjnych a procedura wewnętrzna

Fundusze inwestycyjne muszą wprowadzić wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń. Kanał wewnętrzny jest częścią tej procedury. Podkreślmy, że ma ona służyć nie tylko pracownikom, ale także innym osobom wykonującym czynności na rzecz funduszu inwestycyjnego. Na przykład podwykonawcom.

Fundusz inwestycyjny jest zobowiązany do:

• wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń;
• ustalenia sposobu odbierania zgłoszeń (czyli wybrania kanału);
• opracowania sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
• zapewnienia ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
• ustalenia zasad zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób dokonujących zgłoszeń;
• wyznaczenia rodzaju i charakteru działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
• ustalenia terminu usunięcia danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Czytamy o tym w Rozdziale 5 Środki bezpieczeństwa finansowego oraz inne obowiązki instytucji obowiązanych, art. 53. 1.

Co grozi funduszowi inwestycyjnemu za niezastosowanie się do tego obowiązku?

Fundusze inwestycyjne, które nie wdrożą wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń podlegają karom administracyjnym. Według Ustawy do kar należą:

• publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreśleniu z rejestru działalności regulowanej;
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
• kary pieniężne.

Czytamy o tym w Rozdziale 13 Kary administracyjne, art. 147 i 150.

Tzw. Dyrektywa o ochronie sygnalistów (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej) w kontekście ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Co istotne, fundusze inwestycyjne wdrażające wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń, powinny wziąć pod uwagę przepisy zawarte w tzw. dyrektywie o ochronie sygnalistów.

O co dokładnie chodzi?

Założenia dyrektywy o ochronie sygnalistów i ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu są podobne. Należy stworzyć wewnętrzny kanał dla pracowników do zgłaszania naruszeń, który będzie chronił tożsamość zgłaszającego przed ujawnieniem.

Taki kanał:

• musi pozwalać na poufną komunikację ze zgłaszającym,
• gwarantować bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie zgłoszeń i dokumentacji.

Dyrektywa wymaga również, aby zgłaszający otrzymał potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (termin 7 dni) oraz informację o podjętych lub planowanych działaniach wraz z uzasadnieniem (termin do 3 miesięcy).

Celem Dyrektywy jest zapewnienie ochrony zgłaszającym przed szeroko rozumianymi działaniami odwetowymi. Reasumując, kanały opisywane w Ustawie i Dyrektywie muszą spełniać te same przesłanki.

Jakie profity dla funduszu inwestycyjnego może przynieść wdrożenie kanału wewnętrznego (poza uniknięciem dotkliwych kar administracyjnych)?

Fundusze inwestycyjne powinny wziąć pod uwagę co najmniej trzy kwestie.

Po pierwsze, przepisy dotyczące zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy zmieniają się na całym świecie na korzyść zgłaszającego. Konkludując, jeśli zgłaszający jest lepiej chroniony prawnie, to zwiększa się prawdopodobieństwo, że sporne sytuacje ujrzą światło dzienne.

Ale jeżeli fundusz inwestycyjny nie zapewni kanału wewnętrznego, rezultatem będą ujawniania wrażliwych kwestii na zewnątrz. Na przykład w prasie, telewizji czy Państwowej Inspekcji Pracy A także w social mediach, w postaci negatywnych komentarzy na forach internetowych.

Po drugie, zgłoszenia nie ograniczają się wyłącznie do naruszeń prawa. Raporty od sygnalistów mogą być bardzo cenne dla funduszu. Innymi słowy, zgłoszenia rzucają świtało na sprawy, o których instytucja nie ma wiedzy i wskazują obszary, które wymagają zmian, a tym samym mogą mieć wpływ na funkcjonowanie funduszu jako całości.

Sygnanet: anonimowe, bezpieczne i proste w obsłudze narzędzie do przyjmowania zgłoszeń dla funduszy inwestycyjnych.

Całkowicie anonimowe zgłoszenia naruszeń umożliwia Sygnanet. To znaczy, że Sygnanet pozwala nie tylko chronić tożsamość zgłaszającego, ale także prowadzić z nim całkowicie anonimową korespondencję.

Reasumując, Sygnanet:

Chroni tożsamość pracowników i zapewnia całkowitą anonimowość. Mogą oni bezpiecznie dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem prostego narzędzia do komunikacji.

Pozwala na kontakt zwrotny. Odbiorca zgłoszenia może prowadzić korespondencję z sygnalistą, która nie narusza jego anonimowości.

Zapewnia pełną poufność treści przekazywanych zgłoszeń.

A ponadto jest prosty w użyciu i nie wymaga żadnej wiedzy technicznej!

Dlatego zarejestruj się i zacznij korzystać z systemu od zaraz:

• otrzymasz dedykowaną dla Twojej firmy stronę służącą do przekazywania anonimowych zgłoszeń i dalszej korespondencji z funduszem, którą możesz udostępnić pracownikom i innym osobom wykonującym czynności na rzecz firmy,
• otrzymasz dostęp do panelu Sygnanet, który umożliwia odbiór wiadomości i korespondencję ze zgłaszającym oraz bezpieczną archiwizację zgłoszeń (treści i załączników) w postaci szyfrowanej.

	Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu	Dyrektywa o ochronie sygnalistów	Sygnanet
anonimowe narzędzie do zgłaszania naruszeń	wymaga	wymaga	zapewnia
dalsza korespondencja ze zgłaszającym	wymaga	wymaga	zapewnia
dostęp dla pracowników i innych osób/organizacji wykonujących czynności na rzecz banku	wymaga	wymaga	zapewnia
ochrona danych osobowych zgłaszającego	wymaga	wymaga	zapewnia
archiwizacja zgłoszeń	wymaga	wymaga	zapewnia
archiwizacja dokumentacji	wymaga	wymaga	zapewnia

Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do zgłaszania naruszeń w funduszu inwestycyjnym.

Napisz do nas na kontakt@sygnanet.pl

Przeczytaj także:

Jakie są reakcje i doświadczenia pracowników na wprowadzenie anonimowego systemu do zgłaszania nieprawidłowości w firmach?

Jaka jest rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu dla sygnalistów?