Sygnaliści stają się coraz ważniejszym elementem systemów compliance, zwłaszcza w dużych organizacjach wielopodmiotowych. Webinar „Zarządzanie zgłoszeniami w strukturach wielopodmiotowych 'od kuchni’” koncentrował się na praktycznych doświadczeniach związanych z wdrażaniem procedur ochrony sygnalistów w grupach spółek, pokazując zarówno wyzwania, jak i konkretne rozwiązania.

Sygnaliści i procesy wdrożeniowe w grupach spółek

Prelegenci z Grant Thornton, opierając się na własnych doświadczeniach, omówili, jak trudno jest wdrożyć skuteczny system ochrony sygnalistów w strukturze wielopodmiotowej. Przedstawili drogę od pierwszych modeli zarządzania zgłoszeniami do ostatecznego rozwiązania: jeden wspólny formularz zgłoszeniowy, centralne przyjmowanie zgłoszeń przez zespół compliance oraz lokalne działania następcze w poszczególnych spółkach. Wskazano na konieczność jasnego rozdzielenia odpowiedzialności, zgodność z RODO oraz praktyczne wyzwania związane z różnymi regulacjami prawnymi (AML, ochrona danych osobowych).

Sygnaliści a bezpieczeństwa danych

Prelegenci podkreślili, że skuteczna ochrona sygnalistów to nie tylko spełnianie formalnych wymogów, ale realna troska o bezpieczeństwo danych. W ich podejściu kluczowe było szyfrowanie komunikacji, minimalizacja dostępu do informacji oraz zarządzanie danymi w duchu privacy by design. Omawiano także kryteria wyboru dostawcy systemu do obsługi zgłoszeń, m.in. wsparcie techniczne, możliwości anonimowej komunikacji i zgodność z polskimi oraz europejskimi przepisami.

Sygnaliści w codziennej kulturze organizacyjnej

Ważnym elementem webinaru jest pokazanie, jak budować kulturę zgłaszania nieprawidłowości. Organizacja Grant Thornton angażuje pracowników w Dni Compliance, tworzy własne kampanie edukacyjne, konkursy i filmiki pokazujące realne sytuacje wymagające zgłoszenia. Dzięki temu sygnaliści są lepiej przygotowani, a zgłoszenia bardziej świadome i wartościowe.