Sygnaliści od września 2024 roku są szczególnie chronieni w świetle ustawy o ochronie sygnalistów. Webinar „Ustawa o sygnalistach: jak prawidłowo przygotować dokumentację dotyczącą zgłaszania naruszeń?” kompleksowo omawia najważniejsze aspekty wdrażania procedur zgłoszeń i zabezpieczania interesów organizacji.

Sygnaliści a cel ustawy – wprowadzenie ochrony przed działaniami odwetowymi

Eksperci, mecenas Jan Hasik i mecenas Grzegorz Półtorak, przypomnieli, że głównym celem ustawy jest ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Sygnalista musi jednak działać w dobrej wierze. A także mieć uzasadnione przekonanie co do prawdziwości swoich informacji. Ustawa wprowadza odpowiedzialność karną i cywilną dla podmiotów, które naruszają prawa sygnalistów, oraz zobowiązuje do ochrony tożsamości zgłaszających.

Sygnaliści i dokumentacja – co należy wdrożyć?

Każdy podmiot zatrudniający co najmniej 50 osób (praca zarobkowa) ma obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń. Procedura musi wskazywać m.in.:

• sposób przyjmowania zgłoszeń,
• osoby odpowiedzialne za działania następcze,
• sposób ochrony sygnalistów
• oraz sposób postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi.

Wskazano też na obowiązek przekazywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni i udzielania informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy.

Sygnaliści a aspekty organizacyjne i prawne

Przygotowanie dokumentacji wymaga konsultacji z pracownikami lub związkami zawodowymi. Eksperci podkreślili także konieczność dostosowania dokumentów wewnętrznych – np. regulaminów pracy czy polityk ochrony danych osobowych – do nowych przepisów. Wskazano na wpływ ustawy na obowiązki wynikające z RODO (szczególna ochrona danych, nowe terminy retencji danych) oraz prawa pracy (unieważnianie zapisów kneblujących sygnalistów).

Sygnaliści a wdrożenie systemu – kluczowe rekomendacje

Prawidłowe wdrożenie wymaga:

• przeprowadzenia analizy ryzyka,
• wskazania lidera projektu wdrożenia,
• przygotowania i szkolenia osób przyjmujących zgłoszenia,
• zapewnienia łatwego dostępu do procedur dla wszystkich pracowników,
• prowadzenia audytów skuteczności procedur.

Eksperci zalecają szycie rozwiązań „na miarę” – każda organizacja powinna dopasować narzędzia i kanały zgłoszeń do specyfiki swojej działalności.